W obecnych czasach niezwykle powszechna jest cyfryzacja niemal wszystkich procesów. Dotyczy to także procesów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstw. Jeszcze kiedyś dokumentacja firmowa gromadzona była w formie papierowej, jednak to generowało wiele wyzwań, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach. Rozwiązaniem tego problemu stały się systemy zarządzania dokumentacją. Jakie są zalety systemów, których wdrażaniem zajmuje się E-Qsm Consulting?

Czym jest system zarządzania dokumentacją?

Systemy zarządzania dokumentami określane inaczej jako systemy DMS, czyli z angielskiego Document Management System, jak sama nazwa wskazuje, służą do organizowania przepływu dokumentacji firmowej. Systemy pomagają gromadzić, klasyfikować, udostępniać i wyszukiwać wszelkie dokumenty – zarówno te powstające w firmie, jak i otrzymywane z zewnątrz.

Systemy zarządzania dokumentami, takie jak te oferowane przez poznańską firmę E-Qsm Consulting, ułatwiają przede wszystkim szybką edycję dokumentów, zarządzenie ich obiegiem oraz archiwizację. System e-QSM umożliwia m.in.:

  • tworzenie funkcjonalnej struktury organizacyjnej,
  • tworzenie procesów i rejestrów czynności,
  • przygotowanie oceny ryzyka dla czynności i procesów,
  • tworzenie obiegu dokumentów i archiwizowanie danych (e-formularze),
  • zarządzanie dokumentami w organizacji,
  • komunikację wewnątrz organizacji (system ogłoszeń, powiadomień i baza szkoleń online).

System zarządzania dokumentacją i jego zalety

Zdecydowanie największą zaletą wdrożenia systemu zarządzania dokumentami jest ogromna oszczędność czasu, a jednocześnie zachowanie porządku. Chociaż bez wątpienia najbardziej docenią to duże przedsiębiorstwa, gdzie ma miejsce spory obieg dokumentów, jest to korzystne rozwiązanie także dla mniejszych firm. Nowoczesny system oferowany przez E-Qsm Consulting pozwala zgromadzić wszystkie dokumenty w jednej lokalizacji, co znacznie ułatwia dostęp do nich w dowolnym czasie i miejscu. Możliwe jest także stworzenie mapy procesów oraz przypisywanie odpowiedzialności za poszczególne czynności konkretnym działom czy pracownikom, dzięki czemu każdy dokładnie wie, co ma robić.

Dodatkowo system e-QSM w ramach elektronicznego obieg dokumentów umożliwia monitorowanie wszelkich procesów na każdym ich etapie. Użytkownicy mogą samodzielnie stworzyć e-formularze, które nie tylko ustrukturyzują przebieg konkretnych zadań, ale też pozwolą zebrać kluczowe dane (np. ewidencja umów, ewidencja korespondencji, rejestr faktur, wnioski urlopowe). W ten sposób wymiana informacjami oraz współpraca w obrębie firmy i poza nią są znacznie łatwiejsze. Ważną zaletą jest także możliwość zaprojektowania dodatkowych modułów stworzonych na indywidualne zamówienie klienta.

Natomiast wszystkie, dokładnie dopracowane właściwości systemu oferowanego przez E-Qsm Consulting wpływają na znaczne obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów oraz lepszą ochronę danych.

Doskonalenia systemów

Oczywiście wdrażanie systemów zarządzania dokumentami to nie jedyna usługa, jaką oferuje firma E-Qsm Consulting. Dopełnieniem oferty jest doskonalenie systemów już istniejących. Doświadczeni pracownicy najpierw weryfikują obecny system oraz procesy danej firmy, a następnie wdrażają ich udoskonalenia, które mają na celu usprawnienie i uproszczenie funkcjonowania struktury dokumentacji.