Każdy właściciel firmy jest zobowiązany do prowadzenia księgowości. Mniejsi przedsiębiorcy najczęściej, jako formę ewidencji księgowej, wybierają podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Pozwala ona rejestrować uzyskiwane przychody oraz poniesione koszty. Kto musi ją prowadzić? W jakich formach występuje? Na te i wiele innych pytań odpowiadają specjaliści Biura Rachunkowego Global z Jarosławia.
Kogo dotyczy obowiązek i jakie są formy prowadzenia PKPiR?
Obowiązek ten dotyczy osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, spółki jawne, cywilne, partnerskie oraz przedsiębiorstwo w spadku. Ponadto wszystkich, którzy swój podatek rozliczają według skali podatkowej (stawki 17% i 13%) lub liniowo (stawka 19%) oraz osoby, których przychody z działalności gospodarczej lub spółki przekroczyły w roku poprzednim 2 mln euro.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów można prowadzić w formie papierowej oraz elektronicznej. Specjalista Biura Rachunkowego Global Marcin Gut podkreśla, że księga papierowa musi mieć spięte i ponumerowane strony oraz należy ją prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy. Jak rozumieć prowadzenie w sposób niewadliwy? Niewadliwy, czyli bez błędów formalnych, takich jak brak numeracji i chronologii. W przypadku korzystania z elektronicznej formy prowadzenia PKPiR należy określić dokładną instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia oraz używać programu, który umożliwia natychmiastowy wgląd w treść oraz wydruk danych. Specjalista biura Global podkreśla, że przechowywane pliki muszą być również zabezpieczone przed zniszczeniem i zniekształceniem.
Co powinno być zapisywane w PKPiR?
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy wpisywać wszelkie dowody księgowe, do których zalicza się faktury VAT oraz dowody dokonania operacji gospodarczej. Przedstawiciel Biura Rachunkowego Global dodaje:
Dokumenty potwierdzające wykonanie operacji gospodarczej to m.in. faktury dotyczące sprzedaży, noty księgowe, dowody przesunięć, opłat pocztowych i bankowych oraz raporty fiskalne. Wszystkie wymienione dokumenty muszą zawierać wskazanie stron operacji, datę zarówno wystawienia dowodu, jak i wykonania operacji, wartość oraz przedmiot zdarzenia gospodarczego, podpisy osób uprawnionych do prowadzenia dokumentacji oraz oznaczenie numeryczne.
Należy pamiętać, że wraz z podatkową księgą przychodów i rozchodów trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości prawnych i niematerialnych, ewidencję sprzedaży, przebiegu pojazdów oraz ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.