Archiwizacja dokumentów w dobie dynamicznego rozwoju firm i instytucji nabiera coraz większego znaczenia. Właściwe przechowywanie, porządkowanie i ochrona dokumentacji to klucz do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na usługi oferowane przez firmę Archiwa Kujawsko Pomorskie, która od lat specjalizuje się w kompleksowej obsłudze archiwów zakładowych oraz składnic akt.

Przechowywanie i porządkowanie dokumentów

Jednym z głównych celów archiwizacji dokumentów jest uporządkowanie zasobów archiwalnych oraz wydzielenie materiałów niearchiwalnych od archiwalnych. Firma Archiwa Kujawsko Pomorskie, mająca swoją siedzibę w Bydgoszczy, zapewnia odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, gwarantując najwyższy poziom bezpieczeństwa powierzonych materiałów. Dzięki wpisowi w rejestrze przechowawców akt płacowych i osobowych, może przechowywać wszelkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą, takie jak druki księgowe, kadrowo-płacowe czy techniczne.

Archiwizacja dokumentów realizowana przez firmę Archiwa jest zawsze ściśle związana z dokładnym porządkowaniem i klasyfikowaniem dokumentacji. Usługi te obejmują zarówno dokumentację przedsiębiorstw i instytucji funkcjonujących, jak również tych będących w likwidacji lub upadłości. Po zakończeniu procesu archiwizacji sporządzany jest spis zawartości kartonów z dokumentami oraz określany jest wymagany ustawowo czas ich przechowywania. Firma oferuje również doradztwo w zakresie organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych oraz składnic akt.

Szukanie dokumentów i fumigacja

Dzięki prawidłowemu porządkowaniu i spisywaniu dokumentów, przechowawca jest w stanie sprawnie odnaleźć poszukiwane przez klienta materiały. W sytuacji, gdy konieczne jest uzyskanie konkretnego dokumentu, specjalista może szybko przekazać bądź przesłać skan niezbędnego arkusza. W przypadku zagrzybionych dokumentów firma oferuje usługę fumigacji, która pozwala na zniszczenie grzybów, szkodników, bakterii. Czy innych drobnoustrojów odpowiedzialnych za degradację materiałów. Po procesie fumigacji dokumenty odzyskują swoją zdatność do wieloletniego przechowywania w nienaruszonym stanie.

Firma Archiwa Kujawsko Pomorskie oferuje także projektowanie i wdrażanie procedur obiegu dokumentów oraz normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Jej działalność skupia się również na:

  • tworzeniu od podstaw archiwów zakładowych i składnic akt,

  • brakowaniu przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej,

  • odbiorze i niszczeniu papierowych, optycznych oraz magnetycznych nośników informacji.

Współpracuje także z certyfikowanym biurem rachunkowym posiadającym wieloletnie doświadczenie w branży.