Jednym z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie dokonywanych operacji gospodarczych związanych z prowadzoną działalnością. Jednym z systemów rejestracji są księgi rachunkowe. Korzystają z nich firmy, które rozliczają się na zasadach tzw. pełnej księgowości. Czym właściwie są księgi rachunkowe i jakie są zasady ich prowadzenia?

Księgi rachunkowe – z czego są złożone?

W księgach rachunkowych przedsiębiorca opisuje wszystkie operacje gospodarcze, jakie miały miejsce w obrębie firmy. To właśnie one najlepiej przedstawiają kondycję finansową firmy. W księgach zapisywanie są informacje o wydatkach, przychodach, a także innych kosztach dotyczących przedsiębiorstwa, np. wynagrodzenia, czynsze. Na księgi rachunkowe składa się pięć głównych elementów. W każdym z nich rejestruje się inne rodzaje operacji gospodarczych. Do tych elementów zaliczamy:

  • dziennik,
  • księgę główną
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienie obrotów i sald,
  • inwentarz.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe nie mogą być prowadzone byle jak, ponieważ wtedy mogłyby przekazywać nieprawdzie informacje na temat firmy. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa, w jaki sposób należy prowadzić wspomniane księgi. Zgodnie z tą ustawą księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie oraz na bieżąco. Co to dokładnie oznacza? Rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych polega na tym, że zawsze na 100% opisują rzeczywisty stan przedsiębiorstwa. W księgach nie można niczego przeinaczać lub zatajać.

Kolejna zasada dotyczy bezbłędności, co oznacza, że w księgach nie mogą znajdować się błędy. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych polega na tym, iż istnieje możliwość stwierdzenia poprawności zapisów. By księgi były sprawdzalne, wszelkie informacje w nich zawarte muszą być uporządkowane w sposób chronologiczny. Poza tym niezbędne jest systematyczne wprowadzanie zapisów. Ostatnia zasada mówi o tym, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone na bieżąco. Oznacza to, że wszelkie operacje gospodarcze powinny być zapisywane w dniu ich przeprowadzania.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – kto może to robić?

Firmy, które prowadzą księgi rachunkowe, nie muszą robić tego samodzielnie. Zadanie to można powierzyć zewnętrznej firmie oferującej usługi księgowe. Tego typu czynnościami zajmuje się m.in. Kancelaria Doradcy Podatkowego Biuro Radkam ze Stargardu w województwie zachodniopomorskim. Współpraca z zewnętrznymi biurami rachunkowymi jest dla wielu firm bardzo korzystna, ponieważ nie wymaga ona zatrudniania księgowej, co wiązałoby się ze znacznie wyższymi kosztami. Należy jednak mieć na uwadze, że korzystanie z usług zewnętrznej firmy nie zwalnia z odpowiedzialności za poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, zatem wszystko należy nieustannie kontrolować. W przypadku jakichkolwiek błędów odpowiada za nie przedsiębiorca.