Księgi przychodów i rozchodów to narzędzia ewidencjonowania podatków księgowości uproszczonej. Korzystają zatem z nich przedsiębiorcy prowadzący firmy, które nie przekraczają rocznego limitu przychodu wynoszącego 2 miliony euro z przeliczenia na złotówki. Same księgi przychodów i rozchodów nie są tak skomplikowane, jak księgi rachunkowe księgowości na zasadach ogólnych. Nie oznacza to jednak tego, że ich forma nie jest z góry narzucona. Z czego zatem składają się KPiR?

Składniki księgi przychodów i rozchodów

Księgi przychodów i rozchodów ujmują zdarzenia gospodarcze w sposób chronologiczny, w języku polskim oraz w złotówkach. Księgowanie musi odbywać się czytelnie, starannie i w sposób trwały, niezależnie od formy zapisu. Księga przychodów może być drukowana, prowadzona poprzez zapiski ręczne lub też może przyjąć formę elektroniczną. Niezależnie od przyjętego modelu KPiR, ważne jest to, by ewidencja składa się  z 17 kolumn. Najważniejszymi z nich są:

  • kolumna 7 dotycząca przychodów ze sprzedaży,

  • kolumna 8 dotycząca innych przychodów, w tym odsetek bankowych,

  • kolumna 10, w której uwzględnia się dane na temat zakupów towarów handlowych i materiałów podstawowych,

  • kolumna 11 związana z kosztami ubocznymi związanymi z zakupami ujętymi w kolumnie 10,

  • kolumna 12 potrzebna do księgowania wydatków na wynagrodzenia,

  • kolumna 13 ujmująca wydatki na prowadzenie działalności, w tym opłaty za energię, wynajem biura czy Internet.

Pozostałe kolumny potrzebne są zaś do wskazania dowodów księgowych oraz podmiotów uczestniczących w transakcjach. Służą one też do oznaczania dat określonych operacji.

Jak księgowane są operacje gospodarcze w KPiR?

Większość wydatków przedsiębiorstwa księgowanych jest metodą kasową lub też memoriałową. Istnieją jednak operacje, które wymagają zastosowania szczególnych zasad ujmowania w księgach. Zalicza się do nich:

  • przychody, które ujmuje się w dacie powstania przychodu,

  • koszty uzyskania przychodów ewidencjonowane w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu,

  • zakup towarów, które powinno się księgowość w dacie wystawienia i otrzymania faktury,

  • wynagrodzenie oraz składki ZUS, które zapisuje się pod datą faktycznego poniesienia wydatku.

Oprócz tego przepisy wskazują, iż błędne wpisanie kwoty przychodu nie mogą przekroczyć łącznie 0,5% przychodu wskazanego w księdze. Podatnik musi też dbać o dokonywanie korekt błędnych zapisów oraz o archiwizowanie dowodów księgowych, które podlegają kontrolom organów podatkowych. Do dowodów tych zalicza się zaś:

  • faktury VAT,

  • raporty fiskalne,

  • listy płac,

  • wyciągi bankowe,

  • pokwitowania opłat.

Elektroniczne KPiR i zasady ich prowadzenia?

Zasady prowadzenia elektronicznych ksiąg przychodów i rozchodów są bardzo klarowne. Przede wszystkim przedsiębiorca musi korzystać z programu księgowego, który pozwoli na szybki wydruk ksiąg w zestawieniu łatwym do odczytania. Dane w oprogramowaniu muszą być także w odpowiedni sposób zabezpieczone m.in. przed uszkodzeniem. Ponadto przedsiębiorca musi zagwarantować w przypadku kontroli instrukcję obsługi użytkowanego programu. Co zaś w przypadku współpracy z biurem rachunkowym takim jak PEREŁKA Marii Szkołtysek?

Odpowiedzialność za archiwizowanie danych przejmuje w takim wypadku podmiot zewnętrzny, który musi posiadać ubezpieczenie OC.

Prowadzone księgi w formie elektronicznej ułatwiają zaś współpracę między biurem rachunkowym a firmą-klientem. Coraz częściej obsługa polega na łączeniu się poprzez specjalne chmury Internetowe przeznaczone właśnie dla sektora księgowości. Nie oznacza to jednak tego, że standardowe formy kooperacji nie są już stosowane. Niektóre firmy nadal przekazują dokumenty do księgowania kurierem lub zawożą je do biura księgowego same.