Biuro projektów to specjalnie powołana struktura organizacyjna, odpowiedzialna za wsparcie i zaplanowanie prac zespołów projektowych zajmujących się określoną realizacją. Może również stanowić oddzielną część Biura Zarządzania Projektem. Jeśli zatem planujesz ważne lub duże przedsięwzięcie, skorzystaj koniecznie z oferowanych przez nie usług. Przedstawiamy zatem jego najważniejsze zadania.

Podstawowe funkcje biur projektowych

Biuro Projektu może przynosić zarówno wsparcie dla procesu sprzedaży, jak i przygotowania planu do wykonania, a także nadzorować jego przeprowadzenie. Nadzorowane są m.in. terminy, koszty, jakość, zakres oraz korzyści przekazywane w postaci raportów.

Spełnia też 3 główne funkcje:

  1. Bieżącego zarządzania działaniami,

  2. Portfelowe: strategiczne,

  3. Centrum doskonalenia zarządzania.

Ze względu na sposób organizacji oraz przyjętej terminologii może być nazywane:

1. Biurem:

  • Zarządzania,

  • Programów,

  • Wsparcia,

2. Centrum:

  • Doskonalenia,

  • Zarządzania,

3. Grupą zarządzania projektami.

Obowiązki obsługi biura oraz menedżera

Na zespół tworzący tego typu organizację składają się:

  • Menedżer,

  • Obsługa biura,

  • Menedżerowie zespołów.

Budują go doświadczeni projektanci posiadający odpowiednie uprawnienia. Dlatego też warto sprawdzić oferowane przez nich usługi projektowe. 

Do głównych zadań menedżera i obsługi należą:

  • Zorganizowanie i zarządzanie projektami,

  • Kontrola harmonogramu działań: dokładne zaplanowanie w czasie określonych zadań oraz potrzebnych do realizacji zasobów,

  • Połączenie i współdziałanie planów,

  • Przygotowanie wysokopoziomowego planu: w ścisłej współpracy z menedżerami zespołów,

  • Obserwacja i zarządzanie: alokacji oraz zużycia zasobów,

  • Zaplanowanie i przeprowadzenie zespołowych spotkań,

  • Tworzenie i doręczanie raportów z postępu prac realizacyjnych: komitetu sterującego lub innego organu,

  • Pertraktacje oraz rozwiązywanie problemów: w zakresie współpracy,

  • Modyfikacja wniosków w sprawie zmian w działaniu,
  • Przygotowanie wszystkiego do zamknięcia.

Czym dokładnie zajmują się biura projektowe?

Funkcje przez nie pełnione związane są od potrzeb przeprowadzania oraz tzw. specyfiki realizowanych działań. Zaliczają się do nich:

1. Wsparcie projektów w administracji:

  • Zarządzanie: dokumentacją oraz podwykonawcami,

  • Tworzenie tzw. informatorium,

2. Monitoring przebiegu planu:

  • Kontrola postępu prac,

  • Przekazywanie raportów,

  • Identyfikacja oraz ocena stopnia ryzyka,

  • Zarządzanie zmianami,

  • Badania jakości wykonania,

3. Zarządzanie portfelem:

  • Metodyka firmowa: planowanie i rozwój,

  • Rozbudowa zarządzeń i ich standaryzacja,

4. Kierowanie zasobami ludzkimi:

  • Przeprowadzanie szkoleń,

  • Dobór pracowników i odpowiedzialność za ich rozwój,

  • Doradztwo oraz konsultacje.

Dodatkowo biuro projektowe powinno udostępnić kierownikowi potrzebne oprogramowanie komputerowe. Wtedy będzie możliwe wygodne prowadzenie dziennika oraz wszelkich potrzebnych rejestrów: ryzyka, zagadnień, czy jakości. Oprócz tego może przekazywać szablony i przykłady planów oraz wszelkie potrzebne informacje. Jeśli zatem planujesz duży projekt przy różnych zespołach, skorzystaj koniecznie z profesjonalnych usług.