Powszechnie stosowanym przez przedsiębiorców dokumentem, który służy do potwierdzenia sprzedaży towaru lub usługi, jest faktura VAT. To ona w większości przypadków stanowi podstawę do prowadzenia rzetelnej księgowości oraz późniejszych rozliczeń z urzędem skarbowym. Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność powinien znać podstawowe kwestie związane z wystawianiem faktur.
Zasady wystawiania faktur VAT
Faktura VAT to najczęściej spotykany dokument stanowiący dowód przeprowadzenia transakcji. Może przy tym przyjmować formę papierową lub elektroniczną, ale o jej charakterze decydować będzie treść. Innymi słowy, jeśli dokument nie będzie zawierał wymaganych informacji, nie będzie mógł zostać uznany za fakturę i uwzględniony w księgowości firmy. Zgodnie z zapisami ustawy o VAT w fakturze znaleźć się muszą:
- numer faktury i data wystawienia;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo usług (jeśli jest inna od daty wystawienia);
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP;
- nazwa towaru lub usługi;
- ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa netto towaru lub usługi;
- kwota rabatu;
- łączna wartość netto towarów lub usług;
- stawka podatku;
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą podatkiem i zwolnioną z podatku;
- kwotę podatku od sumy sprzedaży netto;
- kwotę należności ogółem.
Regulacje w zakresie faktur VAT obejmują też terminy ich wystawiania. Zgodnie z przepisami, nie może nastąpić to później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży, istnieją jednak pewne wyjątki. Należy zwrócić uwagę, że dotyczy to zarówno płatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. W przypadku tych ostatnich faktura wystawiana jest bez VAT.
Korekta i anulowanie faktury
Faktury wystawiane są przez ludzi, a ci jak wiemy, mogą popełniać błędy. Wiele firm do prowadzenia księgowości, w tym również ewidencji dla potrzeb podatku VAT, angażuje specjalistów z biura rachunkowego takiego jak firma Dekret24, co daje gwarancję prawidłowości dokumentacji. Czasem jednak pojawiają się sytuacje, kiedy konieczna jest korekta faktury. Ta powinna zostać sporządzona w przypadku:
- udzielenia obniżki ceny w postaci rabatu;
- udzielenia obniżki i opustu ceny;
- dokonania podatnikowi zwrotu towarów i opakowań;
- dokonania nabywcy zwrotu całości lub części zapłaty;
- podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki (w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji w fakturze).
Podobnie jak oryginalna faktura, korekta faktury VAT musi zawierać określone elementy, do których zaliczamy informację o tym, że dokument stanowi korektę, numer kolejny i datę wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta, przyczynę korekty oraz prawidłową treść korygowanych pozycji. Należy przy tym mieć świadomość, że anulowanie faktury nie jest regulowane przepisami, a możliwość taka pojawia się jedynie, gdy jednocześnie zostaną spełnione trzy warunki. Faktura taka po anulowaniu nie będzie wykorzystana w obrocie gospodarczym, nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, a także nie dokumentuje rzeczywiście przeprowadzonej transakcji.