Prowadzenie prawidłowej dokumentacji finansowej jest jednym z obowiązków związanych z posiadaniem własnej działalności gospodarczej. Kwestie te regulują przepisy, jednak te są dość zawiłe, przez co często pojawiają się wątpliwości dotyczące sposobu zapisywania konkretnych zdarzeń gospodarczych. Jednym z takich problemów jest dokument z błędnymi informacjami wystawiony przez kontrahenta.

Czym jest nota księgowa?

To dokument rozliczeniowy, na którym nie wykazuje się VAT, a zatem stanowiący ewidencję transakcji nieobjętych podatkiem od towarów i usług. Nie pełni on przy tym funkcji faktury lub rachunku. Zazwyczaj nota księgowa służy obciążeniu nabywcy odsetkami albo karą umowną za nieterminową spłatę zobowiązań czy realizację umowy, czyli dodatkowymi kosztami. Powodem jej wystawienia może być też rozliczenie finansowe pomiędzy firmami, a także sprostowanie pomyłek z innych dowodów księgowych niezwiązanych z czynnościami opodatkowanymi VAT.

Notę księgową możemy ująć w kosztach pod warunkiem, że stanowi ona dowód księgowy. W tym celu powinna ona:

  • wiarygodnie określać wystawcę i wskazać strony operacji gospodarczej;
  • zawierać datę wystawienie dowodu i datę lub okres dokonania transakcji;
  • określać przedmiot operacji, jego wartość oraz ilość, jeśli może zostać podana w jednostkach naturalnych.

Ponadto musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do prawidłowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych. W przypadku firm zazwyczaj są to specjaliści odpowiedzialni za księgowość przedsiębiorstwa, na przykład z biura rachunkowego AllTAX w Warszawie. Notę należy opatrzeć również w taki sposób, by można było powiązać ją z właściwymi zapisami księgowymi. Dodatkowy warunek dotyczy przedmiotu – nota księgowa jest dowodem, jeżeli koryguje operację wynikającą z dowodu obcego lub własnego, została otrzymana od kontrahenta podatnika albo mu przekazana.

Czym jest nota korygująca?

Ten typ dokumentu spisuje nabywca towaru bądź usługi po to, by poprawić błąd formalny z otrzymanej faktury. W tej kategorii mieszczą się między innymi nieprawidłowa nazwa firmy, towaru czy usługi, zły adres, brak numeru NIP i tym podobne. Nie można używać jej do skorygowania pomyłek dotyczących wartości ilościowej, kwot netto i brutto, stawki podatku VAT – w tych przypadkach to sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Notę korygującą sporządza się w dwóch egzemplarzach, które podpisać oraz przechowywać muszą zarówno nabywca, jak i sprzedawca. Jej forma jest przy tym ściśle określona w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Dodatkowo dokument zaakceptować musi jej odbiorca, nie wskazano jednak, w jakiej formie powinno to nastąpić. Zadanie spełnia na przykład podpis lub e-mail z informacją o akceptacji.