Delegowanie pracowników za granicę oraz wysyłanie ich w podróż służbową (tzw. delegacja), to dwa różne procesy, regulowane przez odmienne przepisy, które mają znaczący wpływ na obowiązki pracodawcy oraz prawa pracowników. 

Zrozumienie i prawidłowe zakwalifikowanie tych dwóch kwestii jest kluczowe, ponieważ wpływa to na wiele aspektów, w tym wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS), kwestie podatkowe oraz przysługujące pracownikom świadczenia. Właściwa klasyfikacja jest niezbędna, by uniknąć błędów w rozliczeniach i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.

Szczególnie, gdy chodzi o delegowanie pracowników do Francji, przedsiębiorcy muszą dobrze rozumieć różnice między tymi dwoma terminami oraz dostosować swoje działania do przepisów zarówno polskich, europejskich jak i francuskich.

Groupe Espro, polsko-francuska grupa doradcza, specjalizuje się w doradztwie dla firm, które planują delegowanie pracowników do Francji. Firma oferuje kompleksową pomoc w zakresie prawa pracy, przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych, wspierając polskie przedsiębiorstwa w realizacji ich zobowiązań wobec francuskich kontrahentów oraz zapewniając fachowe wsparcie podczas kontroli francuskich instytucji ( m.in. odpowiednik ZUS, US, PIP).

Podróż służbowa a oddelegowanie

W polskim prawie pojęcie podróży służbowej jest zdefiniowane w artykule 775 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, może liczyć na diety oraz zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbowa dotyczy zatem wyjazdu służbowego pracownika w celach związanych z jego obowiązkami zawodowymi.

Z kolei delegowanie pracownika do pracy za granicą oznacza czasową zmianę miejsca świadczenia pracy, na którą pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika. Delegowanie wiąże się z zawarciem tzw. „aneksu eksportowego” do umowy o pracę i wymaga uwzględnienia przepisów prawa kraju, do którego pracownik jest delegowany, oraz odpowiednich regulacji unijnych. Celem delegowania jest świadczenie pracy przez pracownika na rzecz firmy zagranicznej w ramach zawartego kontraktu pomiędzy jego pracodawcą a zagranicznym kontrahentem, a nie tylko wykonywanie zadań w ramach wyjazdu służbowego.

Różnice pomiędzy podróżą służbową a delegowaniem obejmują:

  • Podstawy prawne – Podróż służbowa opiera się na krajowych przepisach prawa pracy, natomiast delegowanie reguluje szereg przepisów zarówno krajowych, jak i unijnych.

  • Zmiana miejsca pracy – W przypadku podróży służbowej nie zmienia się miejsce pracy pracownika, natomiast delegowanie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania obowiązków.

  • Składki ZUS i opodatkowanie – Pracownicy delegowani do pracy w innych krajach często podlegają innym zasadom opodatkowania (limit 183 dni) i składek na ubezpieczenia społeczne, w tym konieczności uzyskania formularza A1.

  • Podleganie przepisom prawa pracy kraju oddelegowania wiąże się z tak zwanym delegowaniem długoterminowym ( limit 12 mies., warunkowo 18 mies.).

Różnice w zakresie świadczeń i diety

Pracownicy wysyłani w podróże służbowe mają prawo do diety zagranicznej, której wysokość uzależniona jest od kraju, do którego się udają. Dieta ta ma na celu pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem, takich jak zakwaterowanie, wyżywienie, transport czy inne niezbędne wydatki.

Natomiast pracownicy oddelegowani do pracy za granicą nie mają prawa do diet i innych świadczeń związanych z podróżą służbową. Kolejna  istotna różnica dotyczy zwolnień w zakresie ustalania podstawy oskładkowania i opodatkowania należnego wynagrodzenia (tzw. "diety wirtualne").

Formalności związane z delegowaniem

Delegowanie pracowników do Francji wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów formalnych. Przede wszystkim, pracodawcy muszą zarejestrować pracowników w odpowiednich systemach francuskich i zapewnić im pełną zgodność z francuskim prawem pracy, przepisami podatkowymi oraz zasadami ubezpieczeń społecznych.

Groupe Espro oferuje pomoc w zakresie:

  • Rejestracji pracowników w systemach francuskich – zgłaszanie pracowników delegowanych w francuskich rejestrach, co jest kluczowe dla zapewnienia legalności delegowania (przykładowo SIPSI, CarteBTP, Kasy urlopowe, URSSAF), które są niezbędne do formalnego przyjęcia pracowników przez francuskie instytucje.

  • Dokumentacji pracowniczej – przygotowanie i audyt odpowiednich wzorów dokumentów (takich jak aneksy eksportowe, regulaminy, odcinek wynagrodzenia z wymaganymi składnikami, oświadczenia związane z oddelegowaniem, potwierdzenia A1), które zapewniają prawidłowe oddelegowanie w świetle obowiązujących przepisów pracodawców delegujących do Francji.

  • Interpretacji przepisów – udzielanie szczegółowych informacji o francuskich przepisach, w tym o minimalnych stawkach wynagrodzenia (SMIC), obowiązujących  postanowień wynikających z branżowych układów zbiorowych  oraz obliczaniu wynagrodzeń i składek ZUS.

  • Naliczania wynagrodzeń - Opracowanie prawidłowego sposobu naliczania wynagrodzeń pracowników delegowanych (w tym właściwe sposoby naliczania nadgodzin, dodatków z tytułu oddelegowania, podatków  i składek ZUS - zastosowanie tzw. diet wirtualnych), oparte na przepisach prawa francuskiego, europejskiego i polskiego,  potwierdzonego licznymi kontrolami francuskich organów administracji.

  • Realizacji umowy podwykonawczej w ramach delegowania - Opracowanie i analiza umów podwykonawczych i innych dokumentów ( m.in Regulamin PPSPS) w ramach kontraktu z francuskim kontrahentem. W przypadku realizacji kontraktu budowlanego - interpretacja kodeksowych zasad ( w tym problematyka kaskadowość usług, "handel głowami", wymogi podczas realizacji kontraktu). Realizacja kontraktu podwykonawczego przez samozatrudnionych "delegowanych" przez polskiego pracodawcę ( problematyka ukrywania zatrudnienia).

Wsparcie w delegowaniu pracowników do Francji

Pomoc ze strony Groupe Espro obejmuje także bieżące wsparcie w zakresie wszystkich zmian w przepisach prawnych, które mogą wpłynąć na sposób delegowania pracowników do Francji. Dzięki ponad 15-letniemu doświadczeniu firma skutecznie wspiera polskie przedsiębiorstwa w realizacji wymagań francuskiego prawa pracy oraz w procesie optymalizacji delegowania pracowników.

Groupe Espro zapewnia pełną zgodność z lokalnymi przepisami, minimalizując ryzyko błędów prawnych i podatkowych oraz oferując kompleksowe doradztwo w zakresie ustalania najkorzystniejszych warunków współpracy międzynarodowej. Dzięki doświadczeniu w kontaktach z francuskimi organami administracyjnymi firma gwarantuje wysokiej jakości wsparcie, które pomaga w uniknięciu kosztownych pomyłek i zapewnia sprawną obsługę procesów delegowania pracowników.