Specyfika wielu branż, czy też w ogóle prowadzenia działalności gospodarczej często stwarza konieczność odbywania podróży służbowych. Związane z tym wydatki to dla wielu firm poważne obciążenie, dlatego warto wiedzieć, które z nich można zaliczyć do kosztów podatkowych. Pamiętać jednak należy o prawidłowym dokumentowaniu tego rodzaju przedsięwzięć – zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Taką ewidencje prowadzi dla klientów Biuro rachunkowe Algor.

Podstawa rozliczenia podróży służbowej

Zapisy dotyczące wyjazdów służbowych i ich prawidłowego zaksięgowania sporządzane są na podstawie dowodu wewnętrznego. Powinien on zawierać imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości, do której odbywa się podróż, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także stawkę przysługujących diet. Rozliczenie podróży służbowej, oprócz wymienionych informacji, powinno ujmować dane o stosowanych środkach transportu oraz sumę poniesionych kosztów. Do dokumentu należy przy tym dołączyć wszelkie potwierdzenia poniesionych wydatków, w tym faktury czy rachunki.

Kwestie dokumentowania i rozliczania podróży służbowych zazwyczaj powierza się osobom odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości firmy. Jak wyjaśniają pracownicy Biura rachunkowego Algor:

Usługi księgowych pozwalają przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu właściwej działalności, zamiast spędzać czas na pilnowaniu formalności. Każdy przedsiębiorca musi znać jednak zasady związane z ustalaniem limitów dla diet i ryczałtów.

Pamiętać należy przede wszystkim, że dieta z tytułu podróży służbowej w kraju nie może być niższa niż stawka podana w stosownym rozporządzeniu.

Ryczałt a zwrot wydatków pracownika

W sytuacji, gdy pracodawca nie pokrywa podstawowych kosztów związanych z podróżą służbową, pracownik może ubiegać się o ich zwrot. W przepisach przewidziany jest ryczałt za nocleg przysługujący także, jeśli nie przekazał on rachunków czy faktur za hotel. Wartość zwrotu wynosi 150% diety krajowej dla podróży krajowej, natomiast w przypadku zagranicznej wysokość ryczałtu zależna jest od limitu hotelowego dla danego kraju.

Firma powinna ponadto zwrócić koszty dojazdu środkami komunikacji miejskiej. Stawka ta wynosi 20% diety krajowej oraz 10% zagranicznej. Możliwość ta nie przysługuje osobom, które:

  • odbywają podróż pojazdem służbowym lub prywatnym,

  • mają zapewnione dojazdy,

  • nie ponoszą kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską,

  • otrzymały od pracodawcy zgodę na pokrycie udokumentowanych wydatków.

Ryczałtu za przemieszczanie się komunikacją miejscową nie można stosować również, jeżeli w danej miejscowości takowa nie funkcjonuje. Często w rozliczeniu podróży służbowej ujmowana jest kilometrówka, w wielu przypadkach bowiem pracownicy wyjeżdżają własnymi samochodami. Wyliczana jest poprzez pomnożenie liczby rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 km. Zwrot kwoty mieszczącej się w granicy ryczałtu samochodowego może przy tym stanowić koszt pracodawcy, ale nie są nim wszystkie należności wypłacone ponad limit.

Usługi rachunkowe

Jak już wiadomo, Biuro rachunkowe Algor prowadzi dla przedsiębiorców podatkowe księgi przychodów i rozchodów. W ramach tego zadania rozlicza również podróże służbowe. Co jeszcze obejmują usługi biura z siedzibą w Poznaniu? Przede wszystkim rozliczenia w oparciu o ryczałt ewidencjonowany i pełną obsługę kadrowo-płacową. Ważne miejsce w ofercie firmy zajmuje wyprowadzanie zaległości w księgach rachunkowych. Jak również doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów w urzędach administracji publicznej.