Ustawa o rachunkowości jasno dzieli system podatkowy w Polsce. Większe przedsiębiorstwa z reguły przyjmują zasady ogólne zwane inaczej księgowością pełną, a średnie i małe działalności gospodarcze po spełnieniu odpowiednich warunków mogą wybrać księgowość uproszczoną. W zależności od rocznych przychodów, liczby zatrudnianych pracowników czy branży, w której one działają, ich narzędziem ewidencjonowanie podatków są karty podatkowe, ryczałt ewidencjonowany lub księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Szczególnie warto skupić swoją uwagę na ostatniej metodzie rozliczania. Kiedy można z niej skorzystać?

Czym są księgi przychodów i rozchodów (KPiR)?

Księgi przychodów i rozchodów uznaje się za jedno z narzędzi służących do ewidencji podatkowej księgowości uproszczonej. KPiR cenione są przed przedsiębiorców, ponieważ są znacznie łatwiejsze w prowadzeniu od ksiąg rachunkowych. Mogą być przygotowane i wypełniane w formie elektronicznej lub papierowej, a składają się z szesnastu kolumn.

Prowadzenie KPiR wymaga ujmowania w niej kwot przychodów ze sprzedaży towarów lub usług (bez podatku VAT). Zapisy tworzone są chronologicznie i dotyczyć muszą również wartości wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto. W KPiR należy też ewidencjować koszty uboczne wynikające z zakupów. Firmy, które wybiorą tego typu księgi, muszą też prowadzić ewidencję środków trwałych, niematerialnych i prawnych. Jest ona niezbędna do tworzenia odpisów amortyzacyjnych.

Obowiązek prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

Obowiązek prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów jest narzucony obligatoryjne na firmy ujęte w artykule 24a ustawy o PIT, a także wyszczególnione w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepisy stanowią, iż są to:

  • działalności gospodarcze osób fizycznych,
  • spółki cywilne,
  • spółki jawne,
  • spółki partnerskie,
  • spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • przedsiębiorstwa w spadku,
  • rolnicy prowadzący działalność gospodarczą.

Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy jednak tylko te z wymienionych podmiotów, które nie przekroczyły ustalonego limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok. Wynosi on co najmniej równowartość 2 milionów euro po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ustalanego przez NBP.

Obowiązek przejścia z KPiR na księgi rachunkowe

W przypadku przekroczenia wspomnianego limitu firma jest zobowiązana do zmiany ustroju podatkowego swojej działalności gospodarczej. Oznacza to, iż z księgowości uproszczonej musi przejść na księgowość pełną i narzędzie ewidencjonowania podatków zwane księgami rachunkowymi.

Podkreślić też warto, że niektóre firmy uprawnione do tzw. małej księgowości wolą rozliczać się na zasadach ogólnych. Takie decyzje podejmują przede wszystkim zarządy szybko rozwijających się przedsiębiorstw, które chcą mieć ścisłą kontrolę nad finansami. KPiR nie umożliwiają bowiem precyzyjnego raportowania i są uproszczonymi narzędziami księgowymi w porównaniu z księgami rachunkowymi.

Brak obowiązku prowadzenia KPiR

Brak obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest zapisany w specjalnym katalogu utworzonym przez Ustawodawcę. Z KPiR na rzecz jeszcze bardziej uproszczonych metod ewidencjonowania podatków skorzystać mogą m.in. podmioty opłacające podatek dochodowy w formie zryczałtowanej. Zwolnienie uwzględnia firmy/osoby wykonujące wyłącznie usługi przewozu taborem konnym, wykonujące zawód adwokata w zespole adwokackim, a także dokonujące odpłatnego zbycia składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie.

Jak dobrze prowadzić księgowość uproszczoną?

Dobre prowadzenie księgowości uproszczonej, w tym oczywiście ksiąg przychodów i rozchodów zależy przede wszystkim od kompetencji księgowego zatrudnionego w firmie. Dla optymalizacji kosztów i możliwości skupienia się przedsiębiorcy na działalności głównej rekomendowane jest jednak rezygnowanie z własnego pracownika. Lepiej podjąć współpracę z firmą oferującą outsourcing księgowy w opcji elektronicznej, czyli w ramach współpracy zdalnej. To gwarantuje Biuro rachunkowe Lidii Stanek z Nowego Targu. Klient liczyć może na minimum formalności i prowadzenie KPiR w formie cyfrowej.

By móc jednak ewidencjonować podatki w narzędziu elektronicznym, musi ono być dostosowane do wymogów Ustawodawcy. KPiR musi być prowadzone w programie komputerowym pozwalającym na szybkie przekonwertowanie danych do postaci możliwej do wydruku. Cyfrowa księga musi być zabezpieczona przed utratą danych, a aplikacja księgowa wykorzystywana przez podatnika opatrzona powinna być instrukcją obsługi. Jest to ważne przy ewentualnych kontrolach skarbowych.