Za obsługę kadrowo-płacową w firmie odpowiada przeważnie zatrudnione do tego celu biuro rachunkowe. Usługa ta obejmuje pełen zakres prac kadrowych oraz płacowych. Lista zadań realizowanych przez biuro rachunkowe może być bardzo długa i w każdym przypadku jest dostosowywana do konkretnej firmy. Poniżej omawiamy szczegółowo jakie czynności obejmuje obsługa kadrowo-płacowa.

Czym jest obsługa kadrowa?

Obsługę kadrowo-płacową warto omówić w rozbiciu na kwestie kadrowe i płacowe. Obsługa kadrowa może obejmować długą listę zadań. Znajdzie się na niej przede wszystkim prowadzenie ewidencji czasu pracy, a także akt osobowych wszystkich pracowników. Oprócz tego w ramach obsługi kadrowej biuro zajmie się zarządzaniem pełną dokumentacją opisującą przebieg zatrudnienia każdego z pracowników. Biuro rachunkowe może także odpowiadać za:

  • Zatrudnianie pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych
  • Prowadzenie działań obejmujących rejestrację, wyrejestrowanie i korespondencję z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

W ramach obsługi kadrowej biuro rachunkowe prowadzi rejestr zwolnień lekarskich, ewidencję urlopów wypoczynkowych oraz rejestr przeprowadzonych szkoleń BHP. Jednostka odpowiedzialna za obsługę kadrową jest zobowiązana do prowadzenia kartoteki pracowników. Na podstawie posiadanej dokumentacji powinna również kierować pracowników na okresowe badania lekarskie lub też koordynować działania związane z przedłużeniem umowy lub rozwiązaniem stosunku pracy. Ciekawostką jest fakt, że biura oferujące obsługę kadrową specjalizują się także w działaniach z zakresu analizy rynku pracy i prowadzenia procesu rekrutacji pracowników. Dzięki temu zatrudniając jedno biuro, można zapewnić sobie duży wachlarz usług z zakresu kadr.

Czym jest obsługa płacowa?

Obsługa płacowa w sposób nierozerwalny wiąże się z usługami z zakresu kadr. W jej ramach biuro rachunkowe zajmuje się generowaniem rozliczeń listy wynagrodzeń lub listy wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami. Obsługa płacowa obejmuje także kompleksowe przygotowanie i prowadzenie pełnej dokumentacji podatkowej. W skład tej dokumentacji wchodzą miesięczne i roczne deklaracje oraz rozliczenia.

Biuro, na którego barkach spoczywa obsługa kadrowo-płacowa, zajmuje się również tworzeniem szczegółowych analiz dotyczących struktury zatrudnienia w firmie. W ramach realizacji usługi analizowany jest poziom wynagrodzeń w firmie. Biuro rachunkowe może doradzać w kwestiach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, a także prawem pracy czy ubezpieczeniami społecznymi. Przedstawiciel biura rachunkowego, po udzieleniu stosownego pełnomocnictwa, może reprezentować firmę w postępowaniach kontrolnych prowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub Państwową Inspekcję Pracy.

Jak pokazują powyższe przykłady obsługa kadrowo-płacowa stanowi szerokie zagadnienie. Może obejmować kwestie dotyczące zarówno doradztwa podatkowego, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym biura rachunkowe, które oferują tego typu usługę, zatrudniają w swoich zespołach szereg specjalistów. Doskonałym tego przykładem jest Biuro Rachunkowe Tax Partners z Rzeszowa. Biuro prowadzone przez Panią Anetę Posłuszny oferuje usługi z zakresu kadr, płac, księgowości i podatków. Firma wspiera także osoby planujące rozpocząć działalność gospodarczą.