Jeszcze do niedawna zatrudnienie księgowej lub księgowego na etat w firmie było jedyną możliwością, jeśli ktoś potrzebował profesjonalnej i kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej. Jednak z czasem zaczęły powstawać nowe rozwiązania, które zapewniają znacznie atrakcyjniejsze warunki. Chodzi tutaj między innymi o outsourcing kadrowo-płacowy, który cieszy się dużą popularnością. Dlaczego? Co obejmują tego typu usługi? Wyjaśniamy!
Na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?
Aby dokładnie zrozumieć, czym jest i na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy, w pierwszej kolejności należy wyjaśnić samo pojęcie outsourcingu. Chociaż w obecnych czasach jest ono wyjątkowo powszechne i pojawia się w wielu różnych branżach, wiele osób wciąż nie wie, co tak naprawdę się za nim kryje. Otóż wyraz „outsourcing” stanowi skrót od trzech angielskich słów – outside, resource i using, które stanowią kwintesencję tego, czym ten proces tak właściwie jest. Tłumacząc dosłownie, można powiedzieć, że chodzi o „użycie zewnętrznych zasobów”. Natomiast odnosząc to do funkcjonowania przedsiębiorstw – outsourcing polega na przekazaniu realizacji pewnych zadań lub funkcji podmiotom zewnętrznym. A więc w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego nie jest to nic innego, jak zlecenie obsługi kadr oraz płac danej firmy zewnętrznym biurom rachunkowym.
Usługi z zakresu kadr
Każda firma, która zatrudnia pracowników, musi prowadzić dział kadrowy, który odpowiada za wszelkie kwestie formalne dotyczące właśnie pracowników. Obsługa kadrowa może być świadczona na dwa sposoby – przez księgowego zatrudnionego bezpośrednio w danym przedsiębiorstwie lub przez zewnętrzne biuro księgowe, takie jak BUR Doradztwo Podatkowe z Zielonki. Mówiąc najogólniej, w ramach obsługi kadrowej księgowy dba o systematyczne prowadzenie i archiwizowanie różnego rodzaju dokumentacji pracowniczej, a także o odpowiednią współpracę z urzędami. Natomiast jeśli chodzi o dokładne obowiązki księgowego w ramach obsługi kadrowej, można wymienić m.in.:
zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników,
sporządzanie umów o pracę, działo i zlecenie,
monitorowanie czasu pracy i ewidencji urlopowej,
kontrolę ważności oraz organizacja szkoleń, np. BHP,
kontrolę ważności badań lekarskich i wystawianie skierowań,
sporządzanie raportów i sprawozdań,
sporządzanie świadectw pracy i wypowiedzeń umowy.
Ponadto biura księgowe bardzo często w ramach usług kadrowych zajmują się kontaktami z urzędami i innymi instytucjami oraz jeśli to konieczne – reprezentacją interesów swoich klientów przed organami państwowymi.
Usługi z zakresu płac
Drugim, równie istotnym elementem outsourcingu kadrowo-płacowego są oczywiście usługi z zakresu płac. Jak nietrudno się domyślić, obsługa płacowa obejmuje wszelkie kwestie finansowe dotyczące pracowników. Dlatego, podobnie jak obsługa kadrowa, jest niezbędna w każdym przedsiębiorstwie, które zatrudnia kadrę pracowniczą. Wbrew powszechnemu przekonaniu obsługa płacowa to znacznie więcej niż przygotowywanie rozliczeń i list wynagrodzeń. Obejmuje ona także:
sporządzanie pasków płacowych,
przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach,
przekazywanie raportów i innych dokumentów do ZUS-u oraz GUS-u,
przygotowywanie rozliczeń podatkowych i przygotowywanie deklaracji PIT,
zlecanie wypłat wynagrodzeń dla pracowników,
obliczanie zasiłków i wynagrodzenia chorobowego,
przechowywanie dokumentacji płacowej.
Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego
Outsourcing kadrowo-płacowy nie bez powodu cieszy się tak dużym zainteresowaniem zarówno wśród małych, średnich, jak i dużych firm. Swoją popularność usługi te zawdzięczają przede wszystkim licznym zaletom, jakie gwarantują. Jedną z najważniejszych bez wątpienia jest oszczędność. Otóż przedsiębiorca, który zatrudnia księgową na etat, musi stworzyć dla niej miejsce pracy w siedzibie firmy, zadbać o odpowiednie wyposażenie sprzętowe i programowe, a także opłacić różnego rodzaju składki. Tymczasem outsourcing kadrowo-płacowy, czyli powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym biurom księgowym, nie generuje żadnych dodatkowych kosztów oprócz opłacenia usług.
Przedsiębiorca nie musi też poświęcać czasu na szukanie odpowiednio wykwalifikowanego pracownika, ponieważ biura zatrudniają jedynie doświadczonych fachowców. Co więcej, biura we własnym zakresie zapewniają najlepsze programy do prowadzenia księgowości oraz na bieżąco organizują szkolenia dla swoich pracowników. Natomiast współpraca z profesjonalistami gwarantuje, że przedsiębiorca może w pełni skupić się na rozwoju oraz prowadzeniu firmy, bez obawy o niedopełnienie formalności związanych z kadrami i płacami.
