Na każdym przedsiębiorstwie spoczywa obowiązek archiwizacji dokumentów zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami. Przechowywane dane mają być proste do odnalezienia w sytuacji, gdy będą aktualnie potrzebne. Definicja archiwizacji mówi o tym, że jest to proces nie tylko przechowywania, lecz również systematycznego gromadzenia oraz udostępniania należącej do przedsiębiorstwa dokumentacji.
Czym właściwie jest archiwizacja?
Archiwizacja dokumentów to proces zbierania danych, a następnie ich klasyfikacji oraz przechowywaniu zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju przepisami. Specjaliści z firmy Proarchiv Krzysztof Trochowicz przypominają, że Urząd Skarbowy w każdej chwili może zwrócić się z prośbą o udostępnienie określonej dokumentacji. Archiwizacja dokumentów w firmie odbywa się przez nadanie im specjalnych literowych oznaczeń. Gdy minie okres obowiązkowego przechowywania danych istnieje możliwość ich zniszczenia. Symbol litery A oznacza dokumenty, które nie mogą być zniszczone, gdyż mają wartość historyczną. Z kolei symbol B z cyferką wskazuje, przez jaki okres powinno się przechowywać określone dane. Natomiast połączenie symbolu BE z cyfrą wskazuje, po ilu latach ma nastąpić dokładne ponowne przejrzenie wszystkich dokumentów. Dopiero wtedy nastąpi decyzja o dalszej archiwizacji bądź też zniszczeniu danych, które były oznaczone tym właśnie symbolem.
Przetrzymywanie dokumentacji w firmie
Wbrew pozorom nie ma jednego sposobu archiwizacji dokumentów. Ważne jest jedna to, aby wszelkie procesy odbywały się zgodnie z przepisami prawa. Archiwizacja dokumentów w firmie uzależniona jest od profilu działalności oraz metod zarządzania wszystkimi zasobami. Obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywa na każdym przedsiębiorcy, gdyż dokumentacja odzwierciedla aktywność firmy. Wszelka dokumentacja może okazać się niezbędna w momencie kontroli. Archiwizacja dokumentów w firmie powinna być gwarancją porządku i systematycznych działań w kolejnych latach. Każdy dokument musi zostać odpowiednio opisany oraz nazwany, co pozwoli na sprawniejsze działania archiwizacyjne. Wbrew pozorom zachowanie porządku i systematyczności może okazać się problematyczne w przedsiębiorstwie, w którym przechowuje się naprawdę wiele różnego rodzaju dokumentacji.