Porządek w dokumentach jest potrzebny do właściwego funkcjonowania każdej firmy. Jak je przechowywać, które można wyrzucić, a które należy archiwizować? Oto poradnik, co robić, by zawsze mieć porządek w ważnych, urzędowych pismach.

Tego nie wyrzucaj

Dokumenty, które gromadzą się podczas prowadzania każdej, nawet najmniejszej działalności gospodarczej, potrafią wypełnić niejedną szafę. Przy takiej ilości papierów trzeba bardzo dbać o porządek, żeby – na przykład w trakcie kontroli – można było dotrzeć do jakiejś starej faktury. Wielu dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej nie można wyrzucać. Dlatego przed rozpoczęciem archiwizacji dokumentów, lepiej poznać zasady ich klasyfikacji. Symbolem A oznaczane są dokumenty, których nigdy się nie niszczy, bo mają wartość historyczną. Literą B oznacza się dokumentacje niearchiwalne, a symbol Bc znajdziemy na dokumentacji, którą można zniszczyć po ich wykorzystaniu – wystarczy zniszczyć je w niszczarce. Jeśli przy literze B widnieje cyfra, znaczy to, że dokumenty trzeba przechowywać przez tyle lat, ile ona wskazuje. Dokumenty oznaczone symbolem BE plus cyfra, po wskazanej liczbie lat należy ponownie przejrzeć i zdecydować o ich klasyfikacji.

Pomocny sprzęt

Przy takiej mnogości symboli i typów dokumentów łatwo jest się pogubić. Dlatego, żeby utrzymać porządek w firmowym archiwum, warto zaopatrzyć się w odpowiedni sprzęt. Niezbędne są segregatory, kartony, zszywacze i bindownice. Przydadzą się też inne artykuły biurowe – teczki, zakreślacze czy kolorowe karteczki samoprzylepne, które posłużą jako zakładki. Trzymając dokumenty w kolorowych, przejrzyście opisanych segregatorach i kartonach łatwiej utrzymamy porządek i bez trudu dotrzemy do pism wydanych nawet kilka lat temu.

Jeden dostawca

Zamawiając artykuły do segregacji dokumentów, warto zastanowić się nad wyborem stałego dostawcy tego typu produktów. Decydując się na usługi jednej, sprawdzonej firmy, możemy wiele zyskać. Zamawiając od jednej firmy wszystkie produkty potrzebne do naszego biura, oszczędzamy czas i pieniądze. Firmą, zajmującą się kompleksową obsługą różnego rodzaju biur jest Inter-Pap. Przedsiębiorstwo prowadzi sprzedaż różnego rodzaju artykułów biurowych i papierniczych, oferuje też chemię gospodarczą, opakowania jednorazowe czy rolki kasowe.