Zgodnie z polskim prawem niektórzy podatnicy zobowiązani są do prowadzenia pełnej księgowości, a inni mają możliwość dobrowolnego wyboru formy rozliczeń. Jest to wynikiem tego, że księgi handlowe w przejrzysty sposób przedstawiają sytuację finansową przedsiębiorstwa. Jednak które firmy mają obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych, a dla których taka forma jest jedną z wielu możliwości?

Czym jest księga handlowa i którzy przedsiębiorcy muszą ją prowadzić?

Księgi handlowe zawierają w sobie informacje na temat każdego zdarzenia gospodarczego, które miało miejsce w firmie. Najczęściej spotyka się w nim informacje takie, jak wykazy obrotów i sald oraz inwentarz przedsiębiorstwa, czyli aktywa i pasywa. Prowadzenie ksiąg rachunkowych powszechnie znane jest jako pełna księgowość. Prowadzenie ksiąg handlowych to obowiązek spółek kapitałowych, czyli s.a. i sp. z o.o., a także komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych. Poza tym pełna księgowość obowiązuje osoby fizyczne i spółki, których roczny limit przychodów przekracza równowartość 2 milionów euro.

Na 2019 rok kwota limitu przychodów wynosi dokładnie 8 746 800 zł, co w rzeczywistości oznacza, że wszystkie firmy i osoby fizyczne, które przekroczą ten próg, od 1 stycznia 2020 roku powinny przejść na pełne księgi rachunkowe. Oczywiście limit działa też w drugą stronę. Co to oznacza? Przykładowo, jeśli spółka partnerska prowadziła pełną księgowość, ponieważ taka była decyzja zarządu, a obecnie bardziej opłacałoby się prowadzić księgowość uproszczoną, wówczas nie ma żadnych przeszkód, aby dana spółka przeszła na Księgę Przychodów i Rozchodów lub ryczałt. Należy jednak zaznaczyć, że warunkiem koniecznym do takiej zmiany jest nieprzekroczenie wspomnianego wcześniej przychodu.

Z jakich elementów składa się księga handlowa?

Elementy składowe księgi handlowej zostały uregulowane przez art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Od tego czasu księgi te złożone są z:

  • dziennika,
  • księgi głównej,
  • ksiąg pomocniczych,
  • zestawień obrotów oraz sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • wykazu składników aktywów i pasywów.

Czy możliwe jest samodzielne prowadzenie księgi handlowej?

Każdy właściciel firmy może samodzielnie zajmować się prowadzeniem księgowości, jednakże najczęściej zostawiamy to zadanie księgowym, ponieważ zwykle nie posiadamy wystarczającej ilości czasu, a do tego nie wszyscy znają się na rachunkowości i podatkach. Z tego względu bezpieczniej jest, aby prowadzeniem księgowości, w tym księgi handlowej, zajmowali się doświadczeni księgowi. Takie usługi oferuje m.in. Biuro rachunkowe K&W z Namysłowa w województwie opolskim. W przypadku nawiązania współpracy z zewnętrzną firmą zajmującą się sprawami rachunkowymi niezbędne jest powiadomienie o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego, najpóźniej 15 dni od dnia wydania ksiąg rachunkowych innej firmie. Poza tym konieczne jest zapewnienie uprawnianym organom dostępności do ksiąg rachunkowych.