Nie zawsze przedsiębiorca ma możliwość wyboru czy chce prowadzić małą, czy pełną księgowość w firmie. Jeśli jednak przepisy dają mu w tym zakresie prawo zadecydowania, wówczas warto dokładnie przemyśleć decyzję. Choć księgowość rozszerzona jest bardziej skomplikowana, to jednak zapewnia dużą przejrzystość, czego niestety nie może zagwarantować księgowość uproszczona.

Na czym polega prowadzenie małej księgowości?

Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - małą księgowość mogą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne, spółki partnerskie, a także spółdzielnie socjalne, których przychody roczne nie przekraczają 2 mln euro. Tym podmiotom prawo gwarantuje możliwość wyboru. Oznacza to, że jeśli cenią porządek w rozliczeniach, mogą mimo wszystko zdecydować się na prowadzenie księgowości pełnej.

Jak tłumaczy Barbara Grzesiak z Biura Usług Księgowych w Puławach - mała księgowość może być prowadzona w trojaki sposób. Jednym z nich jest ryczałt ewidencjonowany, który przy obliczaniu podstawy opodatkowania nie uwzględnia kosztów. Druga forma to księgi przychodów i rozchodów. Trzeci natomiast sposób to karta podatkowa, która rodzi konieczność uiszczania opłat w wysokości zależnej od miejsca i branży działalności firmy.

Zwykle wymaga się, by przedsiębiorca prowadził wyłącznie kilka ewidencji:

  • wyposażenia i środków trwałych,
  • przychodów,
  • zakupów i sprzedaży (rejestr VAT),

Prowadzenie księgowości uproszczonej - na co wskazuje sama nazwa - nie rodzi większych trudności, choć i tutaj niezwykle ważna jest znajomość aktualnie obowiązujących przepisów. Mimo to wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurami outsourcingowymi, które troszczą się o poprawne, kompletne i terminowe prowadzenie wszystkich wymaganych rejestrów.

Kiedy konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości?

Do prowadzenia wyłączenie pełnej księgowości zobowiązani są przepisami prawa przedsiębiorcy, których przychody przekraczają 2 mln euro. Kwotę tę na polską walutę przelicza się każdego roku, uwzględniając kurs ogłaszany 1 października roku poprzedniego przez Narodowy Bank Polski.

Ponadto bez względu na wysokość rocznych obrotów, są do tego zobligowane także spółki z ograniczoną odpowiedzialność, spółki akcyjne, spółki komandytowe i spółki komandytowo-akcyjne, a także jednostki samorządu terytorialnego (i ich związki), osoby, oddziały i przedstawicielstwa zagraniczne, fundusze celowe i zakłady budżetowe, a także jednostki, których działalność jest dotowana oraz te działające na zasadach prawa bankowego.

Podmioty, które dotychczas prowadziły księgowość uproszczoną, lecz muszą przejść na tę rozszerzoną, ze względu na osiągnięty przychód lub te, które chcą skorzystać z takiej możliwości, mogą dokonać zmiany wyłącznie wraz z początkiem roku. Nie dopuszcza się, by tego typu modyfikacje przeprowadzać po 1 stycznia.

Pełna księgowość wymaga prowadzenia wielu ewidencji, rejestrów i ksiąg:

  • księgi głównej,
  • księgi pomocniczej,
  • dziennika,
  • zestawienia obrotów i sald,
  • inwentarza,
  • bilansów,
  • rachunków zysków i strat.

Prowadzenie księgowości rozszerzonej jest bardzo skomplikowane i czasochłonne. Z tego względu przedsiębiorcy decydują się na zatrudnianie księgowego lub powierzenie obowiązków biurom outsourcingowym.