Prowadzenie firmy w zdecydowanej większości przypadków niesie ze sobą potrzebę zatrudnienia pracowników. Fakt ten generuje dodatkowe obowiązki, które spoczywają na przedsiębiorcy. Jednym z ważniejszych wymogów wynikających z utworzenia etatów w firmie, jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, którą od 1 stycznia 2019 roku, oprócz tradycyjnej papierowej, można prowadzić również w wersji elektronicznej.

Czym jest dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza stanowi zbiór zawierający przede wszystkim akta osobowe pracowników oraz dokumentację pracowniczą związaną ze stosunkiem pracy. W przypadku akt osobowych są one podzielone na cztery części:

  • część A – w której gromadzone są oświadczenia oraz dokumenty dotyczące danych osobowych, związane z ubieganiem się o zatrudnienie, a także informacje
    o badaniach (wstępnych, okresowych i kontrolnych) i orzeczeniach lekarskich,
  • część B – zawierająca dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym np. umowę o pracę, zakres obowiązków, informacje o wykonywaniu przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, dane o otrzymanych nagrodach, a także informacje  o zapoznaniu pracownika z różnego rodzaju regulaminami, przepisami itp.
  • część C – obejmująca oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem bądź też wygaśnięciem stosunku pracy, co obejmuje między innymi świadectwa pracy,
  • część D – gdzie przechowywane są zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Oprócz akt osobowych, do obowiązków pracodawcy należy także prowadzenie dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje przede wszystkim dokumenty:

  • związane z ewidencjonowaniem czasu pracy,
  • dotyczące urlopu wypoczynkowego,
  • zawierające informacje o wynagrodzeniu za pracę i innych świadczeniach związanych z pracą,
  • dotyczące przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie w pracy własnej odzieży i obuwia.

Dokumentacja pracownicza już nie tylko na papierze

Prowadzenie dokumentacji zatrudnionych pracowników, opierające się na niezliczonej liczbie papierów i teczek, stanowiło jeszcze do niedawna podstawową formę funkcjonowania firmowych działów kadr. Niemniej jednak od 1 stycznia 2019 r każdą z części dokumentacji indywidualnej można prowadzić albo w tradycyjnej postaci papierowej lub zdecydować się na elektroniczną formę gromadzenia i przechowywania tego typu danych. Nie należy przy tym zapominać, że proces ten powinien odbywać się w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. W przypadku dokumentacji elektronicznej istnieje szereg wymagań, które musi spełniać system przeznaczony do prowadzenia i przechowywania tego typu dokumentów. Są to przede wszystkim:

  • zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji oraz zabezpieczenie jej przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • dostęp do dokumentacji tylko dla osób uprawnionych,
  • możliwość skutecznego wyszukania niezbędnych informacji oraz udostępniania ich zarówno w formie elektronicznej, jak z możliwością wyeksportowania oraz druku.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) oraz potwierdzenie zgodność skanu z dokumentem papierowym, przy pomocy kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli zachodzi potrzeba udostępnienia tego typu dokumentów pracodawca wydaje, np. na żądanie pracownika, wydruk komputerowy lub kopię elektroniczną całości, bądź też części dokumentacji wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości, co sprawia że dokumentacja elektroniczna będzie miała miał moc równoważną dokumentacji gromadzonej w formie papierowej.   

Dodatkową zmianą, którą wprowadziła nowelizacja przepisów z początku 2019r, jest skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat (dotyczy to osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.)

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to zadanie wymagające odpowiedniej wiedzy i niezbędnych narzędzi, a co za tym idzie warto zlecić ten proces doświadczonym specjalistom, takim jak firma Biuro Rachunkowe Nad Kreską Dorota Makowska. Nie należy przy tym zapominać, że prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej daje ogrom możliwości. System ten przede wszystkim zabezpiecza oraz usprawnia przechowywanie i dostęp do dokumentów pracowniczych, ale dzięki połączeniu np. z modułami płacowymi pozwala bardzo szybko wygenerować listę płac, wyliczyć składki i podatki pracownika, a także wysłać e-deklaracje do ZUS i innych urzędów.