Zawiadomienie o kontroli podatkowej może spowodować niemiłe odczucia u przedsiębiorców. Istotne jest jednak, aby nie wpadać w panikę i wykorzystać czas do jej wszczęcia na rzetelne sprawdzenie dokumentacji finansowo-księgowej przedsiębiorstwa. Wyeliminowanie jak największej ilości błędów rodzi duże prawdopodobieństwo pomyślnego przejścia całego procesu. Warto także w takim przypadku skorzystać z usług doświadczonego doradcy podatkowego.
Weryfikacja zawiadomienia
Każda kontrola podatkowa, w przeciwieństwie do celno-skarbowej, musi być poprzedzona zawiadomieniem wysłanym do właściciela firmy. Powinien je otrzymać najpóźniej siedem dni przed rozpoczęciem działań sprawdzających ze strony instytucji skarbowej. W przeciwnym razie osoba kontrolowana musi wydać zgodę na przeprowadzenie takiej procedury w jej firmie. Z kolei, jeśli kontrola nie rozpocznie się przed upływem trzydziestu dni od dostarczenia powiadomienia, to konieczne jest wyznaczenie jej nowej daty. Przedsiębiorca powinien też sprawdzić, jaki zakres oraz typ podatków będzie sprawdzany, co musi zostać wskazane w przysłanym zawiadomieniu. To pozwoli na podjęcie odpowiednich kroków przygotowawczych, dotyczących dokumentacji księgowej.
Przygotowanie podwładnych
Ten punkt dotyczy w szczególności pracowników, którzy zajmują się księgowością oraz finansami w przedsiębiorstwie. Mogą oni bowiem być proszeni przez kontrolerów o wyjaśnienie sposobu postępowania w badanym obszarze. Odpowiednio wczesne poinformowanie podwładnych pozwoli na ustalenie spójnych i logicznych objaśnień. Ponadto właściciel firmy nie musi być obecny podczas przeprowadzanych działań kontrolnych pod warunkiem, że wyznaczy swojego zastępcę. Może być to osoba wyłoniona spośród pracowników lub działająca na co dzień jako podmiot zewnętrzny, na przykład doradcę podatkowego z Kancelarii Doradztwa Podatkowego i Usług Księgowych z Jędrzychowic. To specjalista, który na jest na bieżąco ze zmieniającym się dynamicznie prawem podatkowym, a ponadto specjalizuje się w reprezentowaniu klientów przed organami Urzędu Skarbowego.
Analiza danych
Czas pomiędzy otrzymanie informacji o przeprowadzanej kontroli a jej wszczęciem powinno wykorzystać się przede wszystkim na sprawdzeniu kompletności wszystkich dokumentów, związanych z wybraną formą opodatkowania firmy. Będą to KPiR, księgi ewidencji środków trwałych, ale także faktury kosztowe i zakupowe. Należy je skrupulatnie przeanalizować pod kątem ewentualnych błędów w zapisach i dokonać odpowiednich korekt. Trzeba również pamiętać, aby przed kontrolą podatkową uiścić wszystkie ewentualne zaległości podatkowe wraz z odsetkami. W przypadku obsługi finansowo-księgowej przedsiębiorstwa w formie elektronicznej urząd powinien wcześniej otrzymać taką informację od właściciela ze wskazaniem rodzaju oprogramowania i obsługiwanych formatów plików. Przy zawieraniu transakcji z zagranicznymi kontrahentami może być również żądane okazanie dokumentacji przełożonej na język polski, dlatego konieczne okazuje się zadbanie o znalezienie tłumacza przysięgłego.