Każda osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo do skorzystania z przysługujących jej w ciągu roku dni urlopu wypoczynkowego. Ich liczba jest zależna między innymi od stażu pracy oraz okresu obowiązującej umowy. W pewnych okolicznościach jednak ich nieodebranie może skutkować koniecznością wypłacenia ekwiwalentu dla pracownika ze strony pracodawcy. Czym dokładnie jest takie świadczenie i kiedy może zostać przyznane?
Prawo do urlopu wypoczynkowego
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę co roku otrzymują niezbywalne prawo do urlopu wypoczynkowego. Liczba dni do wykorzystania w ramach limitu zależy od stażu pracy. W przypadku, gdy jest on krótszy niż 10 lat na rok, przysługuje mu 20 dni, jeśli zaś okres jest dłuższy – 26 dni. Warto zaznaczyć, że wspomniany staż pracy, to nie tylko czas, kiedy osoba była zatrudniana na umowę o pracę, ale także ten, w którym się uczyła i ukończyła poszczególne etapy edukacji. Odpowiednio czas stażu wynosi dla:
zasadniczej szkoły zawodowej – 3 lata,
średniej szkoły zawodowej – 5 lat,
średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat,
średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
szkoły policealnej – 6 lat,
szkoły wyższej – 8 lat.
Kiedy odebranie urlopu w danym roku kalendarzowym nie jest możliwe, zaległe dni przechodzą na kolejny. Te z kolei trzeba odebrać do 30 września, a pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki, umożliwiające wzięcie takiego wolnego. Należy zaznaczyć, że w takiej sytuacji nie można wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i zwolnić się z obowiązku jego udzielenia.
Wypłata ekwiwalentu za urlop
Jego wypłacenie następuje wyłącznie w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i nie było możliwości odebrania dni wolnych w okresie wypowiedzenia bądź samo rozwiązanie następuje w trybie natychmiastowym. Wyjątek stanowi jednak okoliczność zawarcia od razu kolejnej umowy o pracę u tego samego pracodawcy. W tej sytuacji dozwolone jest podpisanie porozumienia o przeniesieniu pozostałych dni urlopu na okres ponownego zatrudnienia. Warunek konieczny to brak przerwy pomiędzy podpisaniem kolejnej umowy. Istotny jest także termin przekazania pieniędzy pracownikowi, ponieważ powinien je otrzymać w dniu odejścia z zakładu pracy. Brak jego dotrzymania skutkuje koniecznością wypłacenia dodatkowych odsetek za każdy dzień zwłoki bez względu na powód takiego opóźnienia.
Obliczanie wysokości ekwiwalentu
W momencie, gdy zaistnieją okoliczności pozwalające na wypłatę takich środków pieniężnych, należy ustalić jego wysokość. W jego obliczeniu może pomóc między innymi Kancelaria Auditingu i Podatków Alfa, znajdująca się w Grójcu i świadcząca również usługi kadrowo-płacowe oraz księgowe. Podstawowym parametrem, jaki bierze się pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu, jest współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dla każdego roku kalendarzowego jest on inny i ustala się go poprzez odjęcie od wszystkich dni w roku dni wolnych od pracy, czyli świąt, niedziel oraz sobót. Otrzymany wynik dzieli się przez 12. Dla 2021 roku współczynnik wynosi 21 i bierze się go pod uwagę także, gdy rozliczeniu podlega urlop zaległy. Natomiast samo ustalenie wartości wypłaty takiego świadczenia wygląda następująco:
Należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu, czyli zasadnicze wynagrodzenie.
Następnie trzeba obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, dzieląc podstawę przez wspomniany współczynnik, a otrzymany wyniki przez dobową normę czasu pracy.
Wartość z powyższego działania mnoży się przez liczbę wszystkich niewykorzystanych dni przysługującego urlopu. W ten sposób otrzymuje się sumę przysługującą pracownikowi w ramach wypłaty.
Księgowanie ekwiwalentu pieniężnego
Równie istotne dla pracodawcy jest poprawne rozliczenie się i ujęcie w księgach wpłaconego ekwiwalentu za urlop. Podobnie jak wynagrodzenia, tak również tego rodzaju kwota stanowi koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że należy ją zaksięgować w KPiR w kolumnie 12 zgodnie z terminem faktycznej wypłaty. Podstawę do tego stanowi lista płac. Należy sobie również zdawać sprawę z tego, że ekwiwalent podlega oskładkowaniu, co oznacza konieczność odprowadzenia składek społecznych wraz z zaliczką na podatek dochodowy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy jest on wypłacany pracownikowi, który nie ukończył 26 lat lub spełnia warunki do zwolnienia z PIT. Ponadto informacje o związanych z tym kosztach uzyskania przychodu muszą znaleźć się w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-11, a sama liczba dni, za które przysługiwał ekwiwalent, powinna zostać ujęta w świadectwie pracy.