Książka przychodów i rozchodów (KPiR) to narzędzie ewidencjowania podatków tzw. księgowości uproszczonej. Przepisy prawa podatkowego umożliwiają korzystanie z niego głównie małym i średnim firmom, których przychody są mniejsze niż 2 mln EUR z przeliczenia na złotówki (według średniego kursu NBP). Jeśli chodzi o prowadzenie KPiR, przedsiębiorcy mogą wybrać zarówno formę papierową, jak i cyfrową. Obecnie większość firm stawia na elektroniczne księgi przychodów i rozchodów, a o ich zaletach opowiadają księgowi z biura rachunkowego BZOWSKA & STEĆ z Lublina.
Zasady prowadzenia KPiR w formie elektronicznej
Księgowi z lublińskiego biura rachunkowego BZOWSKA & STEĆ wyjaśniają, że firmy, które chcą prowadzić księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, muszą bezsprzecznie podążać za regulacjami zapisanym w § 28 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W dokumencie tym zawarte są warunki dotyczące stosowania KPiR w wersji cyfrowej. O jakich zasadach mowa?
Po pierwsze KPiR w formie elektronicznej mogą stosować te firmy, które przygotowały instrukcję obsługi narzędzia, w którym prowadzą księgowość. Dostępna musi ona być dla urzędników w przypadku kontroli skarbowych. Po drugie przedsiębiorcy są zobowiązani do wykorzystywania programu, zapewniającego bezzwłoczny wgląd do treści. Istotne jest przy tym to, aby KPiR w formie elektronicznej było sporządzane i wypełniane według obowiązującego wzoru. Po trzeci cyfrowe księgi przychodów i rozchodów muszą być proste w wydrukowaniu wedle ustalonego porządku chronologicznego. Specjaliści biura BZOWSKA & STEĆ dodają, że przepisy wymagają archiwizacji wszelkich danych oraz ich ochronę przez zniszczeniem, zniekształceniem oraz modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Wybór narzędzia do KPiR
Księgowi z biura rachunkowego BZOWSKA & STEĆ szczególną uwagę przedsiębiorców zwracają na wybór właściwego narzędzia do prowadzenia KPiR w formie elektronicznej. Obecnie wybrać można różnego rodzaju programy komputerowe, internetowe chmury księgowe czy płatne konta na platformach księgowych online. Oczywiście postawić można też na moduł księgowy w własnych firmowym systemie ERP. Jakie narzędzie spośród wymienionych jest najkorzystniejsze? Jak wyjaśnia jeden z księgowych biura rachunkowego BZOWSKA & STEĆ:
Narzędzie do KPiR prowadzonego w formie elektronicznej musi odpowiadać potrzebom firmy oraz jej działu księgowego. Dla większych firm lepszym rozwiązaniem będzie własny program komputerowy, a dla małym przedsiębiorców przeznaczone są funkcjonalne portale internetowe. Najlepszym wyjście jest jednak powierzenie swojej księgowości ekspertom z biur księgowych. Nasz zespół jest w stanie spełnić wszelkie oczekiwania klientów, zapewniając elastyczną współpracę. Firmy, które wraz z nami przechodzą na e-księgowość znacznie optymalizują koszty obsługi rachunkowej oraz czas, który muszą przeznaczyć na zdanie wszystkich dowodów księgowych.
5 zalet KPiR w formie elektronicznej
Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów w formie elektronicznej ma wiele zalet i niemalże brak wad. Dlaczego warto zatem ewidencjonować zdarzenia gospodarcze w cyfrowych KPiR? Księgowi biura rachunkowego BZOWSKA & STEĆ wyróżniają 5 ważnych zalet:
Uproszczona obsługa – narzędzia cyfrowych KPiR są intuicyjne. Wiele działań księgowych wykonywanych jest automatycznie, a użytkownik liczyć może na generowanie różnych raportów finansowych. Taka obsługa skraca czas księgowania.
Nieograniczony dostęp – narzędzia KPiR to często aplikacje webowe lub mobilne, co pozwala na edytowanie dokumentów o każdej porze dnia i nocy. Obieg faktur i innych dowodów księgowych między firmą a biurem księgowym jest błyskawiczny.
Niskie koszty utrzymania – wbrew mylnym opiniom prowadzenie KPiR w formie elektroniczne jest na ogół tańsze od wersji papierowych. Do obsługi wystarczy bowiem jeden księgowy lub wybrane biuro rachunkowe. Przedsiębiorca nie musi tworzyć nowych miejsc pracy i wyposażać biura.
Brak błędów – narzędzia KPiR w formie elektronicznej stworzone zostały tak, by wykrywać błędy księgowe. Dodatkowo programy czy aplikacje stale są aktualizowane, dzięki czemu zawsze ich funkcje dostosowane są do obowiązujących przepisów.
Gwarancja bezpieczeństwa – KPiR w formie elektronicznej są dobrze zabezpieczone przed utratą danych, ich zniekształceniem czy nawet cyberatakami.
