Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności środki trwałe, musi je odpowiednio ewidencjonować. Środki trwałe to według przepisów budowle, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne obiekty stanowiące własność podatnika i użytkowane dłużej niż rok na potrzeby prowadzenia firmy. Ewidencja obejmuje więc wybrane rzeczowe składniki majątku przedsiębiorcy. Co zawiera wpis do rejestru środków trwałych? Kiedy należy dokonać takiego wpisu?

Zawartość ewidencji środków trwałych

Rejestr środków trwałych wykorzystywanych w firmie nie ma żadnego narzuconego wzoru. Biuro rachunkowe może prowadzić go nawet w formie dokumentu sporządzonego odręcznie, pod warunkiem że zamieści w nim wszystkie potrzebne elementy. Ewidencja środków trwałych musi zawierać informacje na temat daty nabycia i daty przyjęcia do używania określonego przedmiotu. Księgowa powinna w niej uwzględnić rodzaj środka trwałego oraz określić dokument stwierdzający jego nabycie. Obowiązkowymi elementami w rejestrze są także:

  • Stawka amortyzacyjna;
  • Kwota odpisu amortyzacyjnego;
  • Wartość początkowa przedmiotu;
  • Wartość ulepszenia przedmiotu;
  • Data likwidacji wraz z przyczyną;
  • Symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
  • Liczba porządkowa.

Jak i kiedy należy dokonać wpisu do ewidencji środków stałych?

Atut Usługi rachunkowo-audytorskie Jolanta Orłowska dokonuje wpisu do ewidencji najpóźniej w tym samym miesiącu, kiedy środki trwałe zostały przekazane do użytku na rzecz prowadzonej przez klienta działalności. Specjalista od usług księgowych wie, że data nabycia przedmiotu nie musi być zawsze tożsama z datą przyjęcia go do używania, na przykład ze względu na stan techniczny. To bardzo ważne, ponieważ okres amortyzacji rozpoczyna się właśnie w dniu rozpoczęcia korzystania z danego środka trwałego. Dlatego właśnie zapis w ewidencji musi być wprowadzony z uwagą i dokładnością oferowaną przez biura księgowe.

Prawo nie określa sposobu, w jaki należy nanosić ewentualne poprawki w rejestrze środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Uznaje się, że dopuszczalną metodą jest skreślenie treści widniejącej dotychczas w ewidencji oraz wpisanie informacji od nowa. Konieczne jest tutaj zachowanie czytelności zapisu błędnego, podpisanie poprawki przez księgową i opatrzenie nowego wpisu datą dokonania korekty. Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych spoczywa na każdym przedsiębiorcy niezależnie od sposobu rozliczania przez niego podatków. Rejestr jest też niezbędny do traktowania amortyzacji jako kosztów prowadzenia działalności.