Nie da się ukryć, że prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców może być nie lada wyzwaniem. Zagadnienie to regulują zarówno przepisowe krajowe, jak i unijne, zatem wymaga one dokładnego zaznajomienia się z najnowszymi regulacjami, w których to gubią się często nawet doświadczeni przedstawiciele firm transportowych. Aby uniknąć stresu przed kontrolami PIP oraz ITD, firmy organizujące przewozy zlecają ewidencjonowanie zewnętrznym podmiotom, stanowiących gwarant skrupulatnej dokumentacji.
Odpowiedzialne zadanie
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców niejednokrotnie przerasta przedsiębiorców. Nic w tym jednak dziwnego, gdyż w przypadku dysponowania dużą flotą pojazdów, wymaga ona dużych nakładów pracy. W zbieraniu wszelkich niezbędnych informacji i utrzymaniu należytego porządku w dokumentacji, firmy mogą być wyręczone przez wyspecjalizowane podmioty, których pracownicy dysponują odpowiednią wiedzą oraz doświadczeniem, a uwarunkowania prawne nie mają przed nimi tajemnic. Wysoki poziom usług zapewnia, chociażby Transrozliczanie, traktując satysfakcję klienta jako priorytet. Jak podkreśla przedstawiciel powyższej firmy:
Współpracując z nami, można liczyć na spójną i rzetelną analizę danych pochodzących z zapisów na wykresówkach, wydruków z karty kierowcy czy tachografu, a także pobranych z nich plików. Rozliczamy nadgodziny, dyżury, diety, delegacje oraz ryczałty noclegowe, uwzględniając stawki obowiązujące na terenie danego kraju. Na podstawie przesłanych informacji sprawdzamy również ciągłość aktywności kierowcy, wskazując okres, w którym została ona przerwana. Idąc naprzeciw oczekiwań klientów, naszą działalność rozszerzyliśmy o szkolenia i doradztwo, zatem upowszechniamy wiedzę na temat istniejących wymogów.
Dlaczego prowadzenie ewidencji jest tak ważne?
Prowadzenie ewidencji ma na celu nie tylko właściwe naliczanie wysokości wynagrodzeń i ochronę dóbr pracowniczych. Weryfikując czas spędzony za kółkiem, można ujawnić nieprzestrzeganie norm godzinowych pracy, co zwiększa prawdopodobieństwo wypadków drogowych. Analiza zapisów pozwala ponadto wykryć manipulacje kierowców, które wcale nie należą do rzadkości. Naruszenia dotyczące zakłócania pracy tachografu bądź braku założonej wykresówki narażają przedsiębiorców na poważne konsekwencje, dlatego w chwili ujawnienia procederu powinni niezwłocznie zareagować na błędy.
Poprawne wykonawstwo rejestrów ewidencyjnych chroni przedsiębiorstwo przed dotkliwymi karami finansowymi. W przypadku, gdy kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykaże brak ewidencji, grzywna wynosi nawet trzydzieści tysięcy złotych. Co więcej, taka firma będzie musiała przygotować zaległą dokumentację do trzech lat wstecz.
Aby uniknąć kłopotów natury prawnej oraz finansowej, przedsiębiorstwa muszą zadbać o jak najdokładniejszy rejestr pracy kierowców. Jako że samodzielna analiza nie zawsze daje pełny obraz o popełnianych wykroczeniach, zdecydowanie lepiej powierzyć sprawę profesjonalistom. Zlecając nam prowadzenie tego typu ewidencji, podmioty mogą dużo zaoszczędzić. Odpadają im bowiem koszty związane z dostępem do oprogramowania czy z zatrudnieniem osób odpowiedzialnych za nadzór nad kierowcami – tłumaczy pracownik firmy Transrozliczanie