Przedsiębiorcy często korzystają z pomocy biur rachunkowych. Szczególnie dotyczy to dużych firm, które zatrudniają przynajmniej kilku, kilkunastu pracowników. Biura księgowe oferują usługi związane m.in. z obsługą kadrową i płacową. Warto mieć na uwadze, że księgowi podejmują się także obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych, które wprowadzono w 2019 roku. Wielu przedsiębiorców nie do końca wie, jak sobie poradzić z tymi wszystkimi sprawami, dlatego współpraca z biurem rachunkowym jest opłacalna.
Obsługa kadrowo-płacowa
Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszystkich prac w zakresu kard i płac. Biura rachunkowe lub księgowe oferują przedsiębiorcom zajęcie się nimi. Wybierając odpowiednią firmę zajmującą się takimi usługami warto zwrócić uwagę na zakres działań. Standardowe czynności wykonywane przez księgowe dotyczą m.in. prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz akt osobowych pracowników, zarządzania dokumentacją związaną z przebiegiem zatrudnienia, prowadzenia czynności związanych z ZUS, a także zatrudnianie pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych. Oprócz tego biura księgowe w ramach obsługi kadrowo-płacowej zajmują się rejestracją zwolnień lekarskich i prowadzeniem rejestru szkoleń BHP i urlopów wypoczynkowych.
Ponadto księgowi zobowiązani są do tworzenia rozliczeń listy wynagrodzeń oraz list wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych. Biura księgowe zajmują się także sporządzaniem i prowadzeniem dokumentacji podatkowej oraz miesięcznych i rocznych deklaracji i rozliczeń.
PPK a odpowiedzialność biura rachunkowego
Niektóre biura rachunkowe oferują także usługi związane z nieco innym obszarem. Tym z pewnością są Pracownicze Plany Kapitałowe. Wprowadzone w 2019 roku PPK dotyczy coraz większej ilości firm. Na szczęście rozliczenia PPK mogą być prowadzone przez biura księgowe. Obsługa PPK to jedna z usług oferowana przez biuro Usługowe Prowadzenie Ksiąg Rachunkowych Anna Ciubak.
Należy mieć na uwadze, że jeśli chcemy, aby księgowa zajęła się prowadzeniem rozliczeń PPK, konieczne jest szczegółowe uregulowanie tego w umowie między przedsiębiorstwem, a biurem rachunkowym. Ma to duże znaczenie, ponieważ obsługa PPK to dodatkowo usługa świadczona przez księgowych.
Szczególnie należy zadbać o zapisanie wszelkich odpowiedzialności. Zgodnie z art. 107 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, niezgłaszanie wymaganych ustawą danych, zgłaszanie nieprawdziwych danych, udzielanie nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowa ich złożenia, nieprowadzenie dokumentacji dotyczącej z obliczaniem wpłat do PPK jest karalne grzywną. Jej wysokość wynosi od tysiąca zł to miliona zł. Kara ta można zostać nałożona na podmiot zatrudniający lub osobę zobowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, czyli np. biuro rachunkowe. Dlatego ważne jest dokładne uregulowanie wszelkich aspektów współpracy między przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym związanych z prowadzeniem PPK.