Zakładając własną działalność gospodarczą, musimy liczyć się z tym, że jednym z naszych obowiązków będzie prowadzenie księgowości. Obecnie podatnicy mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości lub pełnej. Jeśli ktoś ma taką możliwość, to zazwyczaj decyduje się na pierwszy wariant, jednakże nie każdy może sobie na to pozwolić. Czym dokładnie są księgi handlowe, a także, jak wygląda ich prowadzenie?
Księgi handlowe – czym są?
Księgi handlowe to określenie dokumentów, w których zapisywane są wszelkie zdarzenia gospodarcze, jakie miały miejsce w obrębie firmy lub przedsiębiorstwa. W nich znajdują się wszelkie wykazy obrotów, sal oraz inwentarz firmy. Zwykle prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza pełną księgowość. Jeśli sprawy związane z księgowością są dla nas niezrozumiałe, jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego lub zatrudnienie księgowej na etat. Tego typu usługi księgowe oferuje Biuro Rachunkowe Ex-Lege z Elbląga w województwie warmińsko-mazurskim.
W dzisiejszych czasach prowadzenie pełnej księgowości wygląda nieco inaczej, niż miało to miejsce dawniej. Niegdyś wszystkie zdarzenia w obrębie firmy były zapisywane w dużych księgach. Dziś wykonuje się to samo, lecz w odpowiednim oprogramowaniu komputerowym. Na księgi rachunkowe składają się:
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- dziennik,
- zestawienia obrotów i sald kont (dotyczy księgi głównej i ksiąg pomocniczych),
- inwentarz, czyli wykaz aktywów i pasywów.
Czym wyróżnia się księga główna i księgi pomocnicze?
Jednymi z elementów ksiąg handlowych są księga główna i księgi pomocnicze. Ten pierwszy element złożony jest z kont syntetycznych i dotyczy jej księgowa ewidencja zgodna z zasadą podwójnego zapisu. Każde zdarzenie gospodarcze musi być księgowane jednoczenie na dwóch kontach w księdze głównej. Do księgi głównej trafiają takie same zapisy, co do dziennika, aczkolwiek trzeba pamiętać o zachowaniu porządku systematycznego. Z kolei w księgach pomocniczych możemy znaleźć konta analityczne, które wykorzystywane są do rejestrowania tych samych zdarzeń, jednakże zawierają one dodatkowe informacje o nich. Wszelkie zapisy w nich muszą pokrywać się z saldami oraz zapisami w księdze głównej. Prowadzenie ksiąg pomocniczych stosuje się do m.in. ewidencji środków trwałych.
W jaki sposób powinny być prowadzone księgi handlowe?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zapisanymi w Ustawie o rachunkowości, księgi handlowe muszą być prowadzone bezbłędnie, rzetelnie oraz na bieżąco. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o to, aby wszelkie zapisy w księgach handlowych pokrywały się ze stanem faktycznym oraz znajdowały się na właściwych kontach. Poza tym prowadzenie ksiąg musi być realizowane w taki sposób, aby możliwa była ich sprawdzalność. To oznacza, że każde zapisane w księgach handlowych zdarzenie musi mieć możliwości udowodnienia, że rzeczywiście miało ono miejsce.
