Każda osoba, której praca wymaga częstego kontaktu z urzędami i doręczania do nich dokumentów wie, jak bardzo te czynności są czasochłonne. Ciągłe wizyty w urzędach, dostarczanie poprawek pism, z których każdy posiadać musi podpis osoby upoważnionej zabierają dużo czasu. Najlepszym rozwiązaniem, aby ułatwić sobie pracę i skrócić czas wykonywania co niektórych czynności jest wykorzystanie podpisu elektronicznego. Czym właściwie jest i do czego służy?
Czym jest podpis elektroniczny i do czego się go wykorzystuje?
Podpis elektroniczny jest to inaczej cyfrowa weryfikacja tożsamości jego autora. Jest on połączeniem wszelkich danych występujących w formie elektronicznej oraz innych, które razem dają możliwość zidentyfikowania danej osoby, która złożyła podpis. Ponadto podpis ten powiązany jest z danymi, których nawet najdrobniejsza późniejsza zmiana jest bezzwłocznie rozpoznawalna. Podpis elektroniczny jest narzędziem, którego zadaniem jest ułatwienie oraz przyspieszenie codziennej pracy przedsiębiorców lub księgowych, związanej np. z częstym kontaktem z różnymi urzędami w celu przesyłania ważnych dokumentów wymagających podpisu. Umożliwia on identyfikację podmiotów przesyłających wszelkie dokumenty za pomocą drogi elektronicznej. Aby użytkowanie podpisu elektronicznego było bezpieczne jest on przyporządkowywany wyłącznie jednej osobie. W celu zwiększenia bezpieczeństwa ważne jest również, aby urządzenia, na których widnieje podpis elektroniczny wykorzystywane były wyłącznie przez osobę, która ten podpis złożyła.
Możemy wyróżnić dwa rodzaje podpisów elektronicznych, którymi są zwykły podpis elektroniczny oraz bezpieczny podpis elektroniczny. Ten pierwszy nie posiada certyfikatu kwalifikowanego i jest używany głównie w wiadomościach e-mail. Jest on powszechny i nie gwarantuje bezpieczeństwa danych. Natomiast bezpieczny podpis elektroniczny charakteryzuje się posiadaniem certyfikatu. Z tego podpisu elektronicznego korzysta się na przykład podczas wymiany dokumentów z różnymi urzędami bądź składnia deklaracji podatkowych przez Internet. Należy jednak pamiętać, że wszelkie dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają taką samą wartość jak te, na których złożony został podpis osobisty. Podpis elektroniczny zapewnia autentyczność oraz wszelkie skutki prawne wynikające z jego złożenia na dokumentach.
Zalety posiadania podpisu elektronicznego
Posiadanie podpisu elektronicznego potrafi wiele ułatwić w wypełnianiu codziennych obowiązków w pracy. Wykorzystując możliwości tego podpisu można zaoszczędzić wiele czasu, który musielibyśmy przeznaczyć na częste wizyty w państwowych urzędach, czekanie w długich kolejkach, czy też oczekiwanie na dostarczenie dokumentów pocztą co zazwyczaj zajmuje nawet kilka dni. Posiadając podpis elektroniczny załatwienie tych wszystkich spraw możliwe jest bez wychodzenia z biura czy też domu. Wystarczy komputer bądź laptop i dostęp do Internetu. Wiele umożliwi również zainstalowane wcześniej oprogramowanie dla księgowości, w które można się zaopatrzyć dzięki firmie Mk Serwis. Idealne jest oprogramowanie symfonia, które jest przeznaczone do zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki temu składanie deklaracji podatkowych, wysyłanie dokumentów do ZUS, podpisywanie nowych umów lub też składanie ofert na przetargach nigdy nie było takie szybkie i proste.
Decydując się na założenie podpisu elektronicznego należy mieć na uwadze przede wszystkim własne bezpieczeństwo. Warto zadbać o bezpieczne użytkowanie urządzeń z owym podpisem oraz nie udostępnianie ich osobom nieupoważnionym.