Prowadzenie działalności gospodarczej, niezależnie od jej wielkości oraz branży bez auta jest obecnie niemal niewyobrażalne. Samochód może być prywatny, firmowy lub użytkowany w dwóch tych sferach naprzemiennie. Niemniej jednak we wszystkich przypadkach musi posiadać obowiązkową polisę OC, której zakup należy odpowiednio wprowadzić do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak to zrobić bez faktury VAT?

Koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych są to wszelkie wydatki, związane z zamiarem pozyskania dochodu oraz zabezpieczenia lub utrzymania jego źródła. Według takiej definicji zalicza się do nich także polisa ubezpieczeniowa samochodu pod warunkiem, że jest to koszt poniesiony w związku z celami firmowymi. W tym przypadku sama polisa będzie wystarczającym dowodem w dokumentacji zamiast faktury VAT, której towarzystwa nie wydają. Jednakże muszą znaleźć się na niej konkretne informacje, takie jak: dane ubezpieczyciela oraz ubezpieczającego, data wystawienia dokumentu, rodzaj i zakres ubezpieczenia, wysokość składki, podpisy obydwu stron, a także data dokonania płatności. W razie opłaty wniesionej na rachunek bankowy TU koniecznie trzeba dołączyć potwierdzenie przelewu.

Sposób księgowania

Można to zrobić jedną z dwóch metod: kasową lub memoriałową. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób osoba w księgowości prowadzi księgę przychodów i rozchodów. W pierwszym przypadku w księgowaniu uwzględnia się datę podpisania polisy bez względu na okres, na jaki została zawarta. Drugie rozwiązanie może przysporzyć nieco więcej problemu niedoświadczonym osobom, dlatego warto zwrócić się o pomoc do specjalisty, na przykład z biura rachunkowego Ewy Margiciok w Gorzycach. Nie ma problemu, jeśli rok polisowy pokrywa się z rokiem podatkowym. Wtedy księgowanie odbywa się w całości w dacie opłacenia. W przeciwnym razie należy dokonać proporcjonalnego podziału. Koszty polisy przypadające na bieżący rok podatkowy trzeba uwzględnić także z datą opłaty, a pozostałe przenieść na kolejny rok najlepiej z datą 1 stycznia.

Z kolei ubezpieczenie samochodu prywatnego, który wykorzystuje się w celach firmowych, przy księgowaniu w kosztach uzyskanych jest ograniczone kilometrówką.

Wliczanie ubezpieczenia dodatkowego

Poza ubezpieczeniem OC, właściciel ma prawo wykupić polisy dobrowolne, czyli na przykład AC lub NNW. W takim przypadku koszty, które zostaną uwzględnione w księdze przychodów i rozchodów są uzależnione od wartości samochodu wpisanej do polisy. Jeśli nie przekracza ona dwudziestu tysięcy euro w przeliczeniu na złotówki zgodnie z kursem obowiązującym w dniu podpisania umowy, to może zostać ona w pełni zaksięgowana. W razie przekroczenia tego limitu należy obliczyć proporcjonalną kwotę. Wykonuje się to, dzieląc przeliczoną na złotówki dwudziestu tysięcy euro przez wartość samochodu, a uzyskany wynik mnoży przez koszty polisy.

W sytuacji prywatnego pojazdu obowiązuje taka sama granica kosztów oraz sposób wyliczenia z uwzględnieniem zasad dotyczących kilometrówki.