Księgi przychodów i rozchodów to narzędzia ewidencji podatkowej uproszczonej, która dedykowana jest dla różnego typu spółek oraz osób fizycznych przy założeniu, że w poprzednim roku obrotowym podmioty te nie przekroczyły przychodów dwóch milionów euro przeliczanych na złotówki według ustalanego przez NBP kursu.  Taka znacznie prostsza w prowadzeniu księgowość jest dużym ułatwieniem przy prowadzeniu firmy. Z czego jednak składają się księgi przychodów i rozchodów (KPiR)?

Cztery elementy KPiR

Podatkowe księgi przychodów i rozchodów według polskich unormowań składają się z czterech ważnych części. Pierwsza zwana jest informacyjną, gdzie należy księgować wszystkie informacje na temat zdarzenia gospodarczego. Mowa zatem o opisie danej transakcji, do czego służą kolumny od 1 do 6. Należy przy tym wiedzieć, że część ta dotyczy ewidencji przychodów, kosztów uzyskania, czy dodatkowych działań spoza rachunku podatkowego. Pozwala to przejść do wpisywania przychodów osiągniętych przez firmę do czego służy część druga – kolumny od 7 do 9. To one zawierają dane związane z całkowitym przychodem podmiotu gospodarczego.

Kolejnym elementem księgi przychodów i rozchodów jest część trzecia służąca głównie do ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów. Wypełniane są kolumny od 10 do 14, które są podsumowywane i tworzą rachunek narastający. Od początku danego roku obrotowego informuje on przedsiębiorcę, Urząd Skarbowy i inne organy kontrole o kosztach uzyskania przychodów. Ostatnia – czwarta już – część przeznaczona jest do księgowania operacji spoza rachunku podatkowego (kolumny 15 i 16). Przykład takiego ewidencjonowania to zakup środka trwałego.

KPiR w formie elektronicznej

Postępująca cyfryzacja zarówno firm, jak i instytucji państwowych dotyczy również ksiąg przychodów i rozchodów, które może w formie papierowej lub też elektronicznej rozliczać dla Ciebie w stałej współpracy Biuro rachunkowe LIVARDO. Cyfrowa wersja jest przy tym bardzo wygodnym rozwiązaniem, pozwalającym również uprościć rozliczanie podatkowe roczne z fiskusem oraz gwarantującym znaczne optymalizacje finansowe związane z obsługą księgowo-rachunkową. Forma elektroniczna KPiR musi jednak spełniać kilka ważnych wyznaczników. Mowa o następujących cechach, które muszą być obligatoryjnie wypełnione:

  • elektroniczne KPiR wymagają posiadania pełnej pisemnej obsług programu, w którym są prowadzone;
  • muszą one być tworzone tak, aby w razie kontroli umożliwić odpowiedniej instytucji łatwy wgląd w nie, a także możliwość ich wydrukowania w należytym porządku chronologicznym;
  • istotne jest to, aby były przechowywane na takich nośnikach informacji, które nie mogą ulec zniszczeniu, czy zniekształceniu;
  • muszą posiadać odpowiednie zabezpieczenie przed wyciekiem danych.