Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja, która służy przedsiębiorcy do wpisywania wszelkich przychodów oraz ponoszonych kosztów. Stanowi ona podstawę do ustalania dochodu podlegającemu opodatkowaniu. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych i liniowo mają obowiązek jej prowadzenia. Oczywiście prowadzenie KPiR można zlecić zewnętrznej firmie. Najczęściej są to biura księgowe.
Kto ma obowiązek prowadzenia Ksiąg Przychodów i Rozchodów?
Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne oraz partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły 2 milionów euro po przeliczeniu na złotówki zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego z pierwszego roboczego dnia października minionego roku.
Poza tym KPiR musi być prowadzona przez armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym, osoby prowadzące działalność gospodarczą, której formą jest agencja i umowy zlecenie, osoby duchowne, które zrezygnowały z z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego oraz osoby zajmujące się produkcją rolną, gdy zgłoszą zamiar prowadzenia takiej księgi.
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów nie jest łatwą czynnością, dlatego w tym celu przedsiębiorstwa korzystają z usług biur rachunkowych. Takie usługi oferuje m.in. biuro rachunkowe Fin-Lex z Giżycka w województwie Warmińsko-Mazurskim.
W jakiej formie prowadzi się Księgę Przychodów i Rozchodów?
Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów zostały regulowane Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ostatnie zmiany zostały wprowadzone w kwietniu 2016 roku.
KPiR może być prowadzona na dwa sposoby. Pierwszy to metoda tradycyjna, czyli papierowa. Z kolei druga to metoda z wykorzystaniem odpowiednich programów komputerowych. W dzisiejszych czasach zdecydowana większość przedsiębiorstw i biur rachunkowych zajmujących się prowadzeniem tej księgi wybiera drugą metodę, ponieważ jest ona zdecydowanie szybsza, a całość jest czytelna i estetyczna.
Przedsiębiorca musi spełnić podstawowe warunki, aby prawidłowe było wykorzystanie programów komputerowych do prowadzenia KPiR. Tymi warunkami są:
pisemne określenie instrukcji obsługi programu komputerowego, którego używa się do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów,
wykorzystywanie programu, który gwarantuje bezzwłoczny wgląd w treści zapisywane w KPiR, a także dającego możliwość wydrukowania wszelkich danych w sposób chronologiczny i zgodny z wzorem księgi,
przechowywanie wszystkich danych na informatycznych nośnikach danych tak, aby były one zabezpieczone przed ich zniszczeniem lub zniekształceniem bądź naruszeniem w jakikolwiek inny sposób, czy też zmodyfikowanych.
Obecnie przedsiębiorcy nie mają obowiązku drukowania KPiR, jeśli prowadzą ją w wersji elektronicznej, pod warunkiem, że prowadzona jest ona zgodnie z wymienionymi warunkami.
